Dokumentation
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Kapitel:
Point of Sale (Kasse)
Berechtigung
Auf dem Benutzer gibt es für den Point of Sale folgende Berechtigungen:
ohne; kein Zugriff
Benutzer; hat Zugriff auf alle Funktionen ausser der Konfiguration und Kategorien
Administrator; hat vollen Zugriff
Auf jeder POS-Konfiguration kann zudem hinterlegt werden, welche Benutzer damit arbeiten. Leer = alle haben Zugriff.
Kategorien
Damit Produkte im POS angezeigt werden, müssen sie eine POS Kategorie haben. Auf dem Produkt wird diese im Register "Verkauf" hinterlegt. POS Kategorien werden unter Point of Sale - Katalog - Kategorien angelegt. Sie können hierarchisch über beliebig viele Stufen erstellt werden. Überlegen Sie sich eine praktische Struktur bevor Sie die Kategorien erstellen und auf den Produkten hinterlegen. Jede Kategorie kann auf einer POS-Konfiguration als Startkategorie eingesetzt werden.
Wenn also z.B. ein Fahrradgeschäft ein angeschlossenes Kaffee führt machen wohl die Hauptkategorien "Fahrradhandel" und "Gastronomie" Sinn, welche dann in der jeweiligen Konfiguration als Startkategorie gesetzt werden.
Point of Sale anlegen
Über Pont of Sale - Konfiguration - Point of Sale wird ein neuer POS-Konfiguration angelegt. Für eine POS-Konfiguration kann nur einmal am gleichen Endgerät eine Sitzung gestartet werden, an einem anderen Gerät kann mit dem gleichen Benutzer die Sitzung nochmals gestartet werden, Aufträge werden aber nicht zwischen den Geräten synchronisiert. In einem Restaurant kann es auch sinnvoll sein für jeden Mitarbeiter ein eigener POS anzulegen, dazu können diese dupliziert werden. Für einen gemischten Betrieb mit mehrere Endgeräten benötigt es Anpassungen / Erweiterungen, dazu nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.
Viele Einstellungen sind selbsterklärend, nachfolgend einige Hinweise:
Bar/Restaurant; erweitert den POS um viele Funktionen wie Notizen pro Position, Tischplan, Belegdruck vor Bezahlung, welche auch für einen Laden verwendet werden können
Bilder der Produkte; Anzeige der Bilder kann deaktiviert werden, dann wird die Bezeichnung gross angezeigt
Startkategorie setzen; zum trennen von unterschiedlichen Anwendungen (z.B. Laden und Bar). Es kann auch eine übergeordnete Kategorie gewält werden
Virtuelle Tastatur; auf mobilen Endgeräten nicht notwendig, da diese sowieso über eine Virtuelle Tastatur verfügen. Kommt wohl nur noch bei älteren Windows/Mac zum Einsatz. Windows 10 kennt auch einen Tabletmodus
Belege als Lookup anzeigen; für verbesserte Darstellung auf Tablet werden die Kassenbelege in einem Dropdown statt als Tabs angezeigt
Beschreibung für Belege anzeigen; zur Vergabe von einer individuellen Tischnummer oder Namen
POSBox und Bardoce Scanner Konfiguration; wird durch Gnehm Informatik eingerichtet
Fiscal Position per Order; z.B. bei Takeaway eine abweichende Steuerzuordnung hinterlegen (siehe Takaway)
Steuerzuordnung; hier kann für diesen POS eine abweichende Steuerzuordnung als Standard definiert werden, z.B. Takaway-Stand eines Restaurants.
Kassenprüfung; hiermit muss der Kassenbestand am Anfang und Ende genau aufgenommen und eingetragen werden, Differenzen müssen gebucht werden
Prefill Cash Payment; so wird der Rechnungsbetrag automatisch in das Feld "Gegeben" eingetragen
Kassenschublade automatisch öffnen; nur sichtbar, wenn eine Schublade über die POSBox angeschlossen ist. Hiermit kann vermieden werden, dass die Schublade bei einer Barzahlung automatisch aufgeht
Bargeldrundung; siehe nächstes Kapitel
Belege drucken; ermöglicht den Bon zu drucken bevor eine Zahlung erfasst wird
Rechnung drucken; ermöglicht ab dem Bon eine Rechnung zu drucken
Belegverwaltung; ermöglicht aus der POS-Sitzung auf bisherige Belge zuzugreiffen, diese erneut zu drucken, zu stornieren oder duplizieren
Belegrabatte anzeigen; Rabatte auf dem gesamten Beleg, Konfiguration von Schnell-Buttons wie 10%, 20% usw. über Gnehm Informatik
Bonus Produkte; siehe Guthabenverwaltung
Verfügbare Benutzer; zum Einschränken welche Benutzer Zugriff auf diese POS-Konfiguration haben
Um für eine Bar/Restaurant einen Tischplan zu erstellen müssen zuerst die Floors erstellt werden. Der Tischplan wird anschliessend am einfachsten in einer geöffneten Sitzung erstellt.
Rundung
Aus verschiedenen Gründen kann das Total des Beleges einen Rappenbetrag ausweisen. Die Rundung muss in der POS Konfiguration aktiviert werden. Um die Rundung abzurechnen wird ein Artikel benötigt, welcher automatisch mit der Bezeichnung Rundungsdifferenzen angelegt wird. Auf diesem Artikel muss die MWST entfernt werden.
Einstellungen auf der POS Konfiguration:
Bargeldrundung; zum aktivieren
Automatisch runden; alle Belege werden beim Zahlen automatisch gerundet
Rundungsgenauigkeit; voreingestellt auf 0.05
Rundungsverfahren; Auf, Ab oder Auf- oder Abrunden
Produkt für Rundung; wird automatisch gesetzt
Die automatische Rundung auch erst auf Ebene der Zahlungsmethode gesteuert werden oder ganz weggelassen werden. So können z.B. Barzahlungen gerundet werden, Zahlungen mit Karte aber auf den Rappenbetrag belassen werden.
Auf der Zahlungsmaske im POS kann die Rundung jederzeit noch gesetzt oder wieder entfernt werden, dazu gibt es einen Button unterhalb der Zahlungsmethoden.
Zahlungsmethoden
Auf jeder POS Konfiguration (siehe POS anlegen) können verschiedene Zahlungsmethoden hinterlegt werden. Diese Zahlungsmethoden entsprechen den Journalen aus der Abrechnung. Nur Journale vom Typ "Kasse/Bank" oder "Bank" können für den POS verwendet werden. Die Journale befinden sich unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen.
Einstellungen auf dem Journal:
In POS verwenden; zum aktivieren für die Verfügbarkeit im POS, schaltet Register Point of Sale frei
Bezeichnung für Kunden; wird auf dem Beleg angedruckt
Genehmigter Differenzbetrag; steht im Zusammenhang mit der aktivierten Kassenprüfung auf der POS Konfiguration, dieser Maximalbetrag kann ausgebucht werden ohne Manager-Berechtigung
Automatisch Runden; für diesen Zahlungsweg immer automatisch runden, bedingt dass die Rundung auf der POS Konfiguration aktiviert ist
Die Reihenfolge der Zahlungsmethoden auf der POS Zahlungsmaske kann nur für alle POS Konfigurationen gemeinsam hinterlegt werden. Hierzu können die Journale einfach mit dem Doppelpfeil in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Falls die Reihenfolge bei den Journalen stimmt, aber bei der Zahlungsmaske nicht, dann verschieben Sie eine Journal an eine andere Position und wieder zurück, dann aktualisiert es die Reihenfolge.
Offline
Sobald eine POS-Sitzung gestartet ist, kann sie auch offline betrieben werden. Sobald die Verbindung wieder besteht, werden die Daten übermittelt. Die ganze Offline-Funktion ist ausfallsicher, auch z.B. wenn eine Endgerät neu gestartet wird. Wichtig ist dabei, dass die Sitzung wieder aufgebaut wird und die Aufträge übermittelt werden. Getestete Ausfälle:
Browser wird geschlossen
Gerät wird neu gestartet
Sitzung wird in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät geschlossen
In allen Fällen ist es zwingend notwendig sich wieder in Flectra anzumelden, die POS-Sitzung nochmals zu starten und online zu gehen. Falls die Sitzung in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät bereits geschlossen wurde, wird automatisch eine neue Sitzung mit dem Zusatz (Rescue für POS "Datum/Sitzungsnummer") erstellt. Diese muss über POS - Sitzungen angewählt und abgeschlossen werden.
Anwendung der Kasse
1 Mitarbeiter
Hier wird der angemeldete Mitarbeiter gezeigt. In der POS-Konfiguration kann festgelegt werden ob sich der Mitarbeiter jedesmal identifizieren muss und ob ein Passwort verwendet werden muss. Mit dem Druckersymbol links vom Mitarbeiter kann das Tagesjournal des Mitarbeiters gedruckt werden.
2 Tischplan
Angezeigt wird der aktuelle Floor (Restaurantbereich) sowie die Tischnummer des offenen Beleges. Über diesen Button gelangt man zurück auf die Tischpläne.
3 Offene Beleg
In der POS-Konfigurattion kann festgelegt werden ob die offenen Belege als Tabs oder Lookup angezeigt werden. Hier kann zwischen offenen Belegen gewechselt werden. Wenn die Tischverwaltung aktiv ist, werden hier nur die Belege des gewählten Tisches angezeigt.
4 Beschreibung für Belege
Über diesen Button kann einem offenen Beleg eine Beschreibung (z.B. Kundenname) zugewiesen werden. Diese Beschreibung erscheint nachher auf dem Tab oder im Lookup.
5 Beleg hinzufügen / löschen
Es können mehrere Belege gleichzeitig geöffnet sein. Mit dem + Zeichen können Belege hinzugefügt werden, mit dem - Zeichen können Belege gelöscht werden, unabhängig davon, ob schon Positionen erfasst sind oder nicht. Wenn die Tischverwaltung aktiv ist, können so auch mehrere Belege pro Tisch geführt werden.
6 Abrechnungsjournal drucken
Druckt das provisorische Journal der laufenden Sitzung.
7 Verbindung POSBox
Wenn das Symbol grün leuchtet ist Flectra mit der POSBox verbunden, rot bedeutet keine Verbindung und es kann nicht auf die angeschlossenen Geräte wie Drucker, Schublade usw. zugegriffen werden. Wenn einzelne Geräte nicht verfügbar sind wird dies orange inkl. Hinweis auf das Gerät angezeigt (z.B. "Drucker offline" wenn der Drucker nicht eingeschaltet ist). Um den Status zu aktualisieren kann einfach das Symbol angewählt werden.
8 Online/Offline
Hier wird angezeigt, ob die POS-Sitzung online (grün) oder offline (rot) läuft. Wenn die Sitzung offline ist, bedeutet dies, dass die Belege nicht in die Flectra Datenbank geschrieben werden. Es wird alles offline gespeichert bis wieder eine Verbindung besteht. Die Anzahl Belege welche offline gespeichert sind wird mit einer Zahl neben dem Symbol angezeigt. Jedes Mal wenn ein Beleg abgeschlossen wird, wird die Verbindung wieder geprüft. Durck Anwählen des Symbols wird ebenfalls der Status geprüft.
9 Schliessen
Durch "Schliessen" und "Bestätigen" wird die Sitzung unterbrochen.
10 Home
Hiermit gelangt man zur Hauptauswahl von allen Produkten und Kategorien.
11 Kategorie
Dies ist die gewählte Kategorie, respektive die Startkategorie gemäss POS-Konfiguration. Es werden immer alle Produkte der Kategorie und Unterkategorien angezeigt.
12 Unterkategorien
Durch Anwählen einer Unterkategorie wird diese unter "11 Kategorien" angezeigt und falls vorhanden werden die Untergeordneten Kategorien aufgeführt. In der POS-Konfiguration kann festgelegt werden, dass Bilder statt Text verwendet werden soll.
13 Suche
Die Suche hilft Produkte schneller zu finden. Es werden aber nur Produkte der gewählten Kategorie und Unterkategorien gefunden.
14 Positionen
Es werden alle erfassten Positionen des Beleges angezeigt. Die aktive Position wird grau hinterlegt und die Positionsinfos werden angezeigt. Eine Position wird automatisch aktiv gesetzt wenn sie neu erfasst wird, wenn über die Produktewahl das gleiche Produkt nochmals gewählt wird oder wenn sie über die Positionen angewählt wird. Eingaben wie "18 Notiz+, "25 + 29 Rabatte", "28 Menge" und "30 Preis" gelten immer nur für die aktive Position.
15 Positionsinfos
Auf der aktiven Position werden Menge, Einzelpreis, Rabatte und Notizen angezeigt.
16 Info Belegrabatt
Wenn ein Rabatt über den ganzen Beleg gewählt wurde, wird dies hier angezeigt.
17 Belegrabatt
Über diesen Button wird der Belegrabatt gewährt. Es erscheint eine Auswahlmaske wo vordefinierte Rabatte oder ein frei wählbarer Rabatt ausgewählt werden kann.
18 Notiz
Mit Notiz kann auf der aktiven Position ein Hinweis hinterlegt werden. Dieser Hinweis wird nicht auf den Kassenbeleg gedruckt, aber für den Bondruck in der Küche verwendet.
19 Tischwechsel
Wird dieser Button angewählt erscheint der Tischplan und der neue Tisch, auf welchen der Beleg geändert werden soll, kann angewählt werden.
20 Gäste
Zum Festlegen der Anzahl Gäste auf diesem Beleg.
21 Drucken
Hiermit kann der Beleg provisorisch gedruckt werden.
22 Split
Ermöglicht das Aufteilen eines Kassenbeleges auf mehrere Belege.
23 Belegdruck Küche
Zum Auslösen von Bestellungen in der Küche.
24 MWST
Zum wechseln der MWST, z.B. bei TakeAway.
25 Positionsrabatte
Vordefinierte Rabatte für eine schnelle Zuweisung auf der aktiven Position.
26 Kunde
Jeder Beleg kann einem Kunden zugewiesen werden. Falls Kundenkarten eingesetzt werden, erfolgt dies über einen Barcode-Scanner. Wenn auf dem Beleg ein Kunde hinterlegt ist, kann aus dem Beleg eine Rechnung erstellt werden.
27 Zahlung
Um auf die Zahlungsmaske zu gelangen
28 Menge
Um die Menge der aktiven Position zu verändern.
29 Rabatt
Um der aktiven Position einen Rabatt zu hinterlegen.
30 Preis
Um den Preis der aktiven Position zu verändern.
31 Belegverwaltung
Das Symbol für die Belegverwaltung wird bei einer POS-Konfigurationen ohne Tischplan an Stelle von "2 Tischplan" angezeigt, mit Tischplan wird das Symbol auf der Tischplan-Ansicht angezeigt.
In der POS Konfiguration kann die Belegverwaltung aktiviert werden und bringt folgende Einstellungen:
Belege nochmals drucken
Belege stornieren
Belege duplizieren
Max. Belege anzeigen; diese Anzahl Belege wird beim starten der POS Sitzung geladen, weitere Belege können über die Suche aufgerufen werden
Über das Symbol können die letzten Belege angezeigt werden. Im Suchfeld kann nach der Belegnummer, Referenz, Kunde oder Beschreibung gesucht werden. Die Belege werden nach Datum absteigend angezeigt.
32 Zurück
Hiermit gelangt man zurück auf den Beleg um Positionen zu ändern.
33 Bestätigen
Um den Beleg abzuschliessen. Ist nur aktiv wenn alle Zahlungen zusammen mehr sind, als der fällige Betrag.
34 Zahlungswege
Links sind alle verfügbaren Zahlungsmethoden aufgeführt. Sobald eine Zahlungsmethode gewählt wird, kann der Betrag erfasst / geändert werden, welcher mit dieser Zahlungsmethode bezahlt wird. Pro Beleg können beliebig viele Zahlungsmethoden, beliebig oft aufgeführt werden, z.B. wenn eine grössere Gruppe in Teilbeträgen bezahlt, kann jede Zahlung einzeln erfasst werden um die Kontrolle zu haben, dass genügend bezahlt wird. Der Restbetrag (hier -5.00) ist das Wechselgeld oder Trinkgeld. Dieser Betrag wird auf die erste Zahlungsmethode gemäss Reihenfolge verbucht. Die erste Zahlungsmethode ist somit sinnvollerweise immer Barzahlung.
35 Rundung
Auf der POS-Konfiguration kann die Automatisierung der Rundung hinterlegt werden. Falls keine Automatisierung vorhanden ist und eine Rundung ausgeglichen werden soll, kann diese hier gesetzt werden.
36 Kartenzahlung mit SumUp
Falls ein SumUp Kartenterminal eingesetzt und auf einem Android Gerät oder einem iPad betrieben wird, kann über diesen Link direkt die SumUp-App aufgerufen werden und der Betrag wird in die App übernommen.
37 Rechnung
Wenn ein Kunde ausgewählt ist, kann ein unbezahlter oder bezahlter Beleg in eine Rechnung umgewandelt werden. Nach dem Bestätigen kann direkt ein Kassenbeleg gedruckt oder ein PDF der Rechnung erstellt werden.
Abschluss
Wir empfehlen die Sitzungen täglich abzuschliessen. Dazu wird auf dem Point of Sale Dashboard die gewünschte Sitzung über den Button "Schliessen" und anschliessend über "Abschluss überprüfen & verbuchen" abgeschlossen.
Abrechnungsjournale können ab verschiedenen Orten gedruckt werden:
Direkt aus der POS-Sitzung rechts über das Druckersymbol um eine Abrechnung der laufenden Sitzung zu erhalten
Direkt aus der POS-Sitzung links vom Benutzer um eine Abrechnung der laufenden Sitzung für diesen Benutzer zu erhalten
Vom Dashboard über die drei Punkte und dann auf Abrechnungsjournal
Über Point of Sale - Sitzungen, wobei eine oder mehrere Sitzungen angewählt und gedruckt werden können
Über Point of Sale - Berichtwesen - Abrechnungsjournal; hier gibt es die meisten Selektionsmöglichkeiten, es kann für einzelne Benutzer, über einen bestimmten Zeitraum und nach POS-Konfigurationen eingeschränkt werden.
POSBox (Raspberry Pi)
Die POSBox ist ein Raspberry Pi Minicomputer welche die Verbindung zwischen Flectra und der Kassenhardware übernimmt. Folgende Geräte können angeschlossen werden:
Barcodescanner; um Produkte und Kundenkarten zu erfassen und zur Mitarbeiter-Identifikation
Waage
Kassenschublade
Bondrucker
Kundenanzeige; Kundenbildschirm mit Anzeige der Produkte und Preise sowie Bilder und andere Informationen nach Wahl
Kellnerschlüssel von addimat
Damit die POS-Sitzung mit der POSBox verbunden wird, müssen die POSBox und das Endgerät (Tablet, PC usw.) im selben Netzwerk sein. Flectra läuft auf einem sicheren https-Server und die POSBox ist auch auf https ausgelegt, kann aber kein gültiges Zertifikat ausgeben. Damit auf die POSBox verbunden werden kann, muss im Browser eine Sicherheitsausnahmeregel hinterlegt werden. Dies übernehmen wir bei der Installation. Wenn eine POS-Sitzung gestartet wird müssen die Symbole 1 und 2 rechts oben grün leuchten.
1 POSBox verbunden
2 WLAN verbunden
Falls ein neues Gerät oder ein neuer Browser verwendet wird müssen dort folgende Schritte ausgeführt werden:
Flectra Point of Sale aufrufen
Auf der gewünschten POS-Konfiguration über die drei Punkte "Flectra's POSBox" aufrufen
Hiermit wird die Startseite der POSBox aufgerufen, dabei wird eine Sicherheitswarnung ausgegeben, fügen Sie nun eine Sicherheitsausnahmeregel hinzu.
Fenster schliessen und zu Flectra zurückkehren. Nun kann die Sitzung gestartet werden und die Verbindung zur POSBox wird hergestellt
Meldungen
Offene Belege aus anderer Sitzung
Wenn eine neue Sitzung gestartet wird, kann es sein, dass die Meldung "Es sind noch offene Belege aus anderen Sitzungen vorhanden. Diese offenen Belege können eingelesen werden." erscheint. Dies bedeutet, dass eine vorherige Sitzung abgeschlossen wurde, aber nicht alle Belege abgeschlossen / bezahlt wurden. Mit OK werden diese Belege in die neue Sitzung übernommen, können dort geprüft, abgeschlossen oder gelöscht werden.