Dokumentation

Unsere Hardware Empfehlungen


Anwendung der Kasse
Belegkopie

Mit dem Button Belegkopie wird der zuletzt gedruckte Beleg nochmals gedruckt. (benötigt Modul pos_reprint)

Belegverwaltung

In der POS Konfiguration kann die Belegverwaltung aktiviert werden und bringt folgende Einstellungen:

  • Belege nochmals drucken

  • Belege stornieren

  • Belege duplizieren

  • Max. Belege anzeigen; diese Anzahl Belege wird beim starten der POS Sitzung geladen, weitere Belege können über die Suche aufgerufen werden

Über das Einkaufswagen-Symbol können die letzten Belege angezeigt werden. Im Suchfeld kann nach der Belegnummer, Referenz, Kunde oder Beschreibung gesucht werden. Die Belege werden nach Datum absteigend angezeigt.

Steuer

Zum wechseln der MWST, z.B. bei TakeAway.

Bezeichnung für Beleg

Muss in der POS-Konfiguration aktiviert werden.

Gerade wenn mehrere Belege offen gehalten werden, kann es sinnvoll sein diese individuell zu benennen, mit einem Kundennamen, einem Stichwort oder einer Nummer. Über das Symbol T kann eine Bezeichnung hinterlegt werden.

Nur sichtbar wenn Restaurant / Restaurant mit Tischverwaltung aktiv
Notiz

Mit Notiz kann auf der aktuellen Position ein Hinweis hinterlegt werden. Dieser Hinweis wird nicht auf den Kassenbeleg gedruckt.

Tischwechsel

Wird dieser Button angewählt erscheint der Tischplan und der neue Tisch, auf welchen der Beleg geändert werden soll kann angewält werden.

Gäste

Zum Festlegen der Anzahl Gäste auf diesem Beleg.

Drucken

Hiermit kann der Beleg provisorisch gedruckt werden.

Aufteilen

Ermöglicht das Aufteilen eines Kassenbeleges auf mehrere Belege.

Mehrere Belege pro Tisch

Um mehrere Belege pro Tisch zu führen, wird auf dem Tischplan zuerst der gewünschte Tisch angewählt. Auf der Produktemaske wird oben das + Symbol gewählt um einen weiteren Beleg für diesen Tisch zu eröffnen.


Offline

Sobald eine POS-Sitzung gestartet ist, kann sie auch offline betrieben werden. Sobald die Verbindung wieder besteht, werden die Daten übermittelt. Die ganze Offline-Funktion ist ausfallsicher, auch z.B. wenn eine Endgerät neu gestartet wird. Wichtig ist dabei, dass die Sitzung wieder aufgebaut wird und die Aufträge übermittelt werden. Getestete Ausfälle:

  • Browser wird geschlossen

  • Gerät wird neu gestartet

  • Sitzung wird in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät geschlossen

In allen Fällen ist es zwingend notwendig sich wieder in Flectra anzumelden, die POS-Sitzung nochmals zu starten und online zu gehen. Falls die Sitzung in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät bereits geschlossen wurde, wird automatisch eine neue Sitzung mit dem Zusatz (Rescue für POS "Datum/Sitzungsnummer") erstellt. Diese muss über POS - Sitzungen angewählt und abgeschlossen werden.


POS anlegen

Über Pont of Sale - Konfiguration - Point of Sale wird ein neuer POS angelegt. Für eine POS-Konfiguration kann nur einmal am gleichen Endgerät eine Sitzung gestartet werden, an einem anderen Gerät kann mit dem gleichen Benutzer die Sitzung nochmals gestartet werden, Aufträge werden aber nicht zwischen den Geräten synchronisiert.. In einem Restaurant kann es auch sinnvoll sein für jeden Mitarbeiter ein eigener POS anzulegen, dazu können diese dupliziert werden. Für einen gemischten Betrieb mit mehrere Endgeräten benötigt es Anpassungen / Erweiterungen. Viele Einstellungen sind selbsterklärend, nachfolgend einige Hinweise:

  • Set Start Category; zum trennen von unterschiedlichen Anwendungen (z.B. Laden und Bar). Es kann auch eine übergeordnete Kategorie gewält werden

  • Virtuelle Tastatur; auf mobilen Endgeräten nicht notwendig, da diese sowieso über eine Virtuelle Tastatur verfügen. Kommt wohl nur noch bei älteren Windows/Mac zum Einsatz. Windows 10 kennt auch einen Tabletmodus

  • Belege als Lookup anzeigen; für verbesserte Darstellung auf Tablet werden die Kassenbelege in einem Dropdown statt als Tabs angezeigt

  • Beschreibung für Belege anzeigen; zur Vergabe von einer individuellen Tischnummer oder Namen

  • Kassenprüfung; Anfangs- und Endbestand der Kasse muss gezählt und erfasst werden

  • Fiscal Position per Order; z.B. bei Takeaway eine abweichende Steuerzuordnung hinterlegen (siehe Takaway)

  • Steuerzuordnung; hier kann für diesen POS eine abweichende Steuerzuordnung als Standard definiert werden, z.B. Takaway-Stand eines Restaurants.

  • Kassenprüfung; hiermit muss der Kassenbestand am Anfang und Ende genau aufgenommen und eingetragen werden, Differenzen müssen gebucht werden

  • Prefill Cash Payment; so wird der Rechnungsbetrag automatisch in das Feld "Gegeben" eingetragen

  • Belege drucken; ermöglicht den Bon zu drucken bevor eine Zahlung erfasst wird

  • Abrechnung; ermöglicht ab dem Bon eine Rechnung zu drucken

Um für eine Bar/Restaurant einen Tischplan zu erstellen müssen zuerst die Floors erstellt werden. Der Tischplan wird anschliessend am einfachsten in einer geöffneten Sitzung erstellt.


Rundung

Aus verschiedenen Gründen kann das Total des Beleges einen Rappenbetrag ausweisen. Die Rundung muss in der POS Konfiguration aktiviert werden. Um die Rundung abzurechnen wird ein Artikel benötigt, welcher automatisch mit der Bezeichnung Rundungsdifferenzen angelegt wird. Auf diesem Artikel muss die MWST entfernt werden.

Einstellungen auf der POS Konfiguration:

  • Bargeldrundung; zum aktivieren

  • Automatisch runden; alle Belege werden beim Zahlen automatisch gerundet

  • Rundungsgenauigkeit; voreingestellt auf 0.05

  • Rundungsverfahren; Auf, Ab oder Auf- oder Abrunden

  • Produkt für Rundung; wird automatisch gesetzt

Die automatische Rundung auch erst auf Ebene der Zahlungsmethode gesteuert werden oder ganz weggelassen werden. So können z.B. Barzahlungen gerundet werden, Zahlungen mit Karte aber auf den Rappenbetrag belassen werden.

Auf der Zahlungsmaske im POS kann die Rundung jederzeit noch gesetzt oder wieder entfernt werden, dazu gibt es einen Button unterhalb der Zahlungsmethoden.


Zahlungsmethoden

Auf jeder POS Konfiguration (siehe POS anlegen) können verschiedene Zahlungsmethoden hinterlegt werden. Diese Zahlungsmethoden entsprechen den Journalen aus der Abrechnung. Nur Journale vom Typ "Kasse/Bank" oder "Bank" können für den POS verwendet werden. Die Journale befinden sich unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen.

Einstellungen auf dem Journal:

  • In POS verwenden; zum aktivieren für die Verfügbarkeit im POS, schaltet Register Point of Sale frei

  • Bezeichnung für Kunden; wird auf dem Beleg angedruckt

  • Genehmigter Differenzbetrag; steht im Zusammenhang mit der aktivierten Kassenprüfung auf der POS Konfiguration, dieser Maximalbetrag kann ausgebucht werden ohne Manager-Berechtigung

  • Automatisch Runden; für diesen Zahlungsweg immer automatisch runden, bedingt dass die Rundung auf der POS Konfiguration aktiviert ist

Die Reihenfolge der Zahlungsmethoden auf der POS Zahlungsmaske kann nur für alle POS Konfigurationen gemeinsam hinterlegt werden. Hierzu können die Journale einfach mit dem Doppelpfeil in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Falls die Reihenfolge bei den Journalen stimmt, aber bei der Zahlungsmaske nicht, dann verschieben Sie eine Journal an eine andere Position und wieder zurück, dann aktualisiert es die Reihenfolge.


Abschluss

Wir empfehlen die Sitzungen täglich abzuschliessen. Dazu wird auf dem Point of Sale Dashboard die gewünschte Sitzung über den Button "Schliessen" und anschliessend über "Abschluss überprüfen & verbuchen" abgeschlossen.

Abrechnungsjournale können ab verschiedenen Orten gedruckt werden:

  • Direkt aus der POS-Sitzung rechts über das Druckersymbol um eine Abrechnung der laufenden Sitzung zu erhalten

  • Direkt aus der POS-Sitzung links vom Benutzer um eine Abrechnung der laufenden Sitzung für diesen Benutzer zu erhalten

  • Vom Dashboard über die drei Punkte und dann auf Abrechnungsjournal

  • Über Point of Sale - Sitzungen, wobei eine oder mehrere Sitzungen angewählt und gedruckt werden können

  • Über Point of Sale - Berichtwesen - Abrechnungsjournal; hier gibt es die meisten Selektionsmöglichkeiten, es kann für einzelne Benutzer, über einen bestimmten Zeitraum und nach POS-Konfigurationen eingeschränkt werden.