Dokumentation

Apps

Je nach gewünschter Anwendung werden folgende Module installiert:

  • Modul Mitarbeiterverzeichnis

  • Modul Personalabrechnung, installiert auch Abwesenheitsverwaltung und Mitarbeiterverträge

  • Modul Anwesenheitszeiten, installiert auch Zeitnachweise/Anwesenheitszeiten

  • HR-spezfische Gnehm Informatik Module

  • Modul Spesenverwaltung


Personal

Jeder Mitarbeiter wird unter Personal erfasst, damit Lohnabrechnungen erstellt und Anwesenheitszeiten erfasst werden können.


Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für die Personaleinstellungen folgende Berechtigungen:

  • ohne; externer Benutzer, hat nur Zugriff auf das Portal / Webshop

  • Mitarbeiter; sieht alle Mitarbeiter, und deren Anwesenheit, kann keine Änderungen vornehmen, hat keinen Zugriff auf Verträge

  • Sachbearbeiter; kann Änderungen vornehmen, Mitarbeiter inaktiv stellen und Abteilungen bearbeiten

  • Manager; hat Zugriff auf Verträge


Mitarbeiter anlegen

Vorgehen bei einem neuen Mitarbeiter im Betrieb:

  • Falls der Mitarbeiter Zugriff auf Flectra bekommt muss zuerst ein Benutzer angelegt werden (Einstellungen - Benutzer). Dies erstellt automatisch eine Adresse. Die automatisch erstellte Adresse dem Unternehmen als Kontakt zuweisen.

  • Falls kein Benutzer angelegt wurde, muss der Kontakt zum Unternehmen manuell angelegt werden. Dies wird am einfachsten über die Adresse des Unternehmens gemacht.

  • Anschliessend die Privatadresse des Mitarbeiters mit allen vorhandenen Angaben erfassen, wobei Geburtsdatum und Bankverbindung für eine Lohnabrechnung zwingend sind.

  • Nun auf dem Unternehmenskontakt auf dem Feld Person die Privatadresse zuweisen und die restlichen Felder ergänzen.

Mitarbeiter anlegen:

  • Benutzer verknüpfen, hiermit werden alle verknüpften Angaben vom Unternehmenskontakt und der Privatadresse übernommen

  • Hinterlegtes Bankkonto auswählen

  • Weitere Informationen wie Sozialversicherungsnummer (AHV-Nr) ergänzen


Vertrag

Beim Mitarbeiter kann oben über Verträge ein Vertrag angelegt werden:

  • Vertragsreferenz; Mitarbeitername und evt hilfreiche Hinweise

  • Vertragstyp; Monatslohn, Stundenlohn, Freiberufler und weitere, nur informativ

  • Vergütungsstruktur; Monats- oder Stundenlohn, getrennt nach Männer / Frauen, siehe Lohnstruktur

  • Vergütung pro Monat; Monatslohn Brutto

  • Vergütung pro Stunde; Stundenlohn brutto, kann auch zur Auszahlung von Überzeit bei Monatslohn verwendet werden

  • Monatliche BVG-Beiträge; nur bei Verwendung, wird zu je 50% auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt

  • 13. Monatslohn und Mitarbeiterbonus; muss mit einer separaten Lohnabrechnung vergütet werden

  • Startdatum

  • Arbeitsplan; richtigen Plan hinterlegen, siehe Arbeitsplan

  • Lohnjournal; zwingend hinterlegen, damit Lohnabrechnungen vergütet werden können

Nach dem Speichern muss der Vertrag auf "Laufend" gesetzt werden, dies kann rechts oben gemacht werden oder eine Ebene zurück auf Verträge in die Spalte "Laufend" schieben.


Weiteres

  • Ein Benutzer ist nicht zwingend notwendig, wenn der MA keinen Zugriff auf Flectra benötigt. Wenn aber die Anwesenheitszeiten erfasst werden, wird der Benutzer benötigt und muss dann mit dem Mitarbeiter verknüpft werden.

  • Auf jedem Mitarbeiter sind die Soll-Stunden bis zum Vortag (Saldo) und die Stunden vom aktuellen Tag ersichtlich. (siehe Zeitsaldo)


Personalabrechnung
Berechtigung

Auf den Benutzer gibt es für die Personalabrechnung folgende Berechtigungen:

  • ohne; keinen Zugriff, Einstellung für normale Mitarbeiter

  • Sachbearbeiter; kann Lohnabrechnungen erstellen, bearbeiten und abschliessen

  • Administrator; kann zusätzlich alle Einstellungen bearbeiten und Lohnabrechnungen stornieren


Grundlagen

Für die Lohnbuchhaltung sind folgende Angaben auf dem Mitarbeiter zu erfassen:


Arbeitsplan

Arbeitspläne werden für den Mitarbeitervertrag und die Lohnabrechnung für Mitarbeiter im Stunden- und Monatslohn verwendet. Sie werden mit aktiviertem Entwicklermodus unter Einstellungen - Technisch - Ressource - Arbeitspläne erstellt.

Stundenlohn:

  • Beziechnung Stundenlohn; ein Arbeitsplan für alle MA im Stundenlohn reicht, vorerst speichern und nochmals auf Bearbeiten

  • Gemeinde, wird bei mehreren Standorten des Unternehmens für die Hinterlegung der Feiertage verwendet

  • Aktiv

  • Arbeitszeiten; alle löschen

Monatslohn:

Beim Monatslohn werden die Wochenstunden für die Berechnung der Arbeitstage, Ferien und Feiertagen verwendet.

  • Bezeichnung mit Arbeitspensum, Wochentagen, Mitarbeiter, je nach Bedürfnis

  • Gemeinde, wird bei mehreren Standorten des Unternehmens für die Hinterlegung der Feiertage verwendet

  • Aktiv

  • Arbeitszeiten; exakte Zeiten nach Pensum und Anwesenheits-Halbtag erfassen

  • Abwesenheiten; nichts eintragen, Feiertage und andere Abweseneheiten werden automatisch hier übernommen

Bei einem Wechsel vom Pensum oder den Anwesenheits-Halbtagen muss auch der Ferienanspruch angepasst werden. Damit dieser Wechsel keinen Einfluss auf vorhandene, rückliegende Lohnabrechnungen hat, können die Arbeitzeiten mit einem Von- und Bis-Datum versehen werden.


Lohnarten

Die Lohnarten sind die Grundlage für die Lohnstrukturen. Sie beinhalten Informationen über die Berechnung der Lohnabrechnungen. Ändern Sie die Lohnarten nur, wenn Sie genau wissen was Sie tun. Grundsätzlich sollten Sie keine Änderungen an den Lohnarten der Kategorien Basis, Brutto und Netto vornehmen, dort sind Berechnungsformeln hinterlegt.

Auf den Lohnarten der Kategorie Zulagen sind für Angestellte im Stundenlohn die Zulagen für Ferien- und Feiertagsentschädigungen und der Anteil 13. Monatslohn hinterlegt. Wenn diese Lohnarten bei Ihnen keine Anwendung finden, können sie aus der Lohnstrukturen für Stundenlohn entfernt werden.

Die Lohnarten der Kategorie "Abzüge (Arbeitnehmer)" beinhalten alle Abzüge für den Arbeitnehmer, beim BVG wird der Betrag aus dem Vertrag beachtet, für die weiteren Abzüge sind Prozentsätze des Bruttolohnes definiert, welche hier bei Bedarf angepasst werden können. Beachten Sie, dass Satz-Anpassungen für eine neue Periode erst gemacht werden können, wenn die alte Periode vollständig abgerechnet ist.

Unter Finanzen sind die Kontos eingetragen auch welche die jeweiligen Lohnarten gebucht werden.


Lohnstruktur

Auf der Lohnstruktur werden die Vergütung, Zulagen und Abzüge definiert. Im weiteren wird hier auch gesteuert ob die Arbeitstage beachtet werden sollen und ob Anwesenheiten geführt werden.

  • Mit Arbeitstagen; grundsätzlich werden bei Monatslohn die Arbeitstage immer geführt, sie werden für die Ferienabrechnung verwendet, bei Stundenlohn sind sie im Normalfall deaktiviert

  • Mit Anwesenheiten; sobald Anwesenheiten erfasst werden sollen, muss dies aktiviert sein. Für Mitarbeiter im Monatslohn welche fixe, regelmässige Arbeitszeiten haben oder einen Arbeitsvertrag ohne Zeiterfassung haben, kann dies deaktiviert werden. Für die Berechnung des Stundenlohns müssen die Anwesenheiten immer aktiv sein

In der Lohnstruktur sind auch die Arbeitgeberbeiträge aufgeführt, damit diese Beiträge beim Abschliessen einer Lohnabrechnung richtig in die Buchhaltung kommen. In der Berechnung des Nettolohnes sind diese Abzüge aber ausgeschlossen.


Lohnabrechnung erstellen

Unter Personalabrechnung wird pro Mitarbeiter und Monat eine Abrechnung erstellt:

  • Periode; normalerweise ein Kalendermonat

  • Arbeitsvertrag; wird anhand des Mitarbeiter automatisch gesetzt

  • Lohnstruktur; wird anhand des Mitarbeiters automatisch gesetzt, kann aber z.B. zur Zahlung vom 13. Monatslohn geändert werden

  • Button "Berechne Arbeitstage"; nur sichtbar, wenn auf der Lohnstruktur "Mit Arbeitstage" aktiv ist. Berechnet die Arbeitstage des Monats unter Berücksichtigung von allen Abwesenheiten, kann jederzeit angewählt werden, muss vor dem Abschluss nochmals nachgeführt werden.

  • Button "Berechne Anwesenheiten"; nur sichtbar wenn auf der Lohnstruktur "Mit Anwesenheiten" aktiv ist. Berechnet die geleisteten Stunden des Monats und führt den Saldo nach, kann jederzeit angewählt werden, wird beim Abschluss automatisch nachgeführt.

  • Button "Berechne Vergütung"; wird erst beim Abschluss angewält, kann bei Änderungen wiederholt angewählt werden.

  • Button "Abschliessen"; schliesst die Abrechnung ab, sperrt die anderen Buttons und die dazugehörenden Anwesenheiten und Abwesenheiten. Abgeschlossenen Abrechnungen können nicht mehr geändert werden. Wenn Änderungen notwendig sind, muss die Abrechnung storniert und eine neue Abrechnung erstellt werden.

  • Button "Zahlung erstellen"; erst sichtbar, wenn die Lohnabrechnung abgeschlossen wurde. Erstellt eine Zahlung im gewählten Journal.

Es gibt auch eine Möglichkeit die Lohnabrechnung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit Lohnabrechnungsläufen zu machen. Auch die Zahlungen können anschliessend in einem Schritt erstellt werden. Wenden Sie sich bitte an uns wenn Sie daran interessiert sind.


Abwesenheiten

Über die Abwesenheiten werden die Ferien, Krankheit und andere Abwesenheiten wie Mutterschaftsurlaub, Unbezahlter Urlaub, Militär, Ausgleichstage usw. verwaltet. Die Feiertage werden über die "Ressource Abwesenheiten" erfasst und sind im Abschnitt Personal dokumentiert.


Berechtigungen

Ein Vorgesetzter hat auf den Abwesenheiten seiner Untergebenen die gleichen Rechte wie auf sich selber und kann deren und seine eigenen Abwesenheiten bewilligen oder ablehnen.

  • ohne; sieht alle Abwesenheiten, kann eigene Anträge erfassen, ändern und löschen solange sie nicht geprüft oder genehmigt sind. Genehmigte Abwesenheiten kann er nur löschen, wenn der Abwesenheitstyp auf "Automatisch genehmigen" gestellt ist.

  • Sachbearbeiter; kann alle Vorgänge erledigen ausser Einstellungen bearbeiten

  • Administrator; kann zusätzlich Einstellungen bearbeiten; kann Abwesenheiten ändern auch wenn die Personalabrechnung für diese Periode schon abgeschlossen ist


Feiertage

Feiertage werden über Einstellungen – Technisch – Ressource – Ressource Abwesenheiten erfasst. Dafür muss der entsprechende Abwesenheitstyp angegeben werden. Wenn Arbeitsstunden und Ressourcen (Mitarbeiter) leer gelassen werden, wird der Eintrag automatisch auf alle Arbeitspläne erstellt.

Wenn Ihr Betrieb Standorte in unterschiedlichen Gemeinden mit unterschiedlichen Feiertagen hat, können Sie auf den Arbeitsplänen den Standort hinterlegen. Die Feiertage können auch über den Feiertage-Import importiert werden. Dazu sind Administrator-Berechtigung und der Entwicklermodus nötig. Den Import finden Sie über Einstellungen - Technisch - Import / Export - Feiertage-Import (CH). Die Datei zum einlesen können Sie über feiertagskalender.ch herunterladen. Wählen Sie über die Region und Amt die gewünschte Gemeinde aus. Stellen Sie den "Inhalt der Dateien" auf "Gesetzliche und nicht anerkannte Feiertage" und laden Sie die CSV-Datei herunter.

Beim Import laden Sie die Datei hoch, wählen den Abwesenheitstyp Feiertage und die Gemeinde. Nach dem Import müssen Sie über Einstellungen - Ressourcen - Abwesenheiten noch prüfen, ob allenfalls Feiertage eingetragen wurde, welche bei Ihnen nicht gelten, die Daten sind leider nicht immer ganz richtig. Zum Löschen reicht es den Feiertag ohne Zuweisung an einen Arbeitsplan zu löschen, dann werden auch alle Einträge auf den Arbeitsplänen gelöscht.


Abwesenheitstypen

Über Urlaubsanträge - Konfiguration - Abwesenheitstypen können die Typen angepasst und ergänzt werden:

  • Abwesenheitstyp; Beizeichnung

  • Code; wird für die Gruppierung auf der Lohnabrechnung verwendet

  • Genehmigungstyp; Automatisch, Einfache oder Doppelte Genehmigung

  • Zeit justieren; Angabe ob Abwesenheit minutengenau, pro Halbtag oder Tag erfasst werden kann.

  • Limite überschreiten erlaubt; ist bei allen Abwesenheiten ohne vordefinierte Dauer sinnvoll, also z.B. Krankheit usw. Für Ferien wird die Dauer vordefiniert.

  • Als Arbeitstage anrechnen; ist standardmässig aktiviert. Deaktivieren z.B. für Kompensation, somit wird der Kalendereintrag gemacht und der Genehmigungsprozess wird durchlaufen, aber auf der Zeitabrechnung nicht als Arbeitstage gerechnet.

  • Zeiterfassung; ist standardmässig aktiviert, damit werden Abwesenheiten auf ein internes Projekt geschrieben und können unter der Zeiterfassung ausgewertet werden.


Ferienanspruch

Für jeden Mitarbeiter muss der Ferienanspruch eines Jahres hinterlegt werden. Damit dies nicht für jeden MA einzeln gemacht werden muss, kann mit den Mitarbeiter-Tags gearbeitet werden. Diese werden über Personal – Konfiguration – Mitarbeiter-Tags erfasst und auf dem MA hinterlegt, z.B. "4 Wochen Ferien bei 100%-Anstellung".

Nun wird über Urlaubsanträge – Zu bestätigender Urlaub – Urlaubsanspruch der Anspruch jedes Mitarbeiters / Mitarbeiter-Tags erfasst. Als Beispiel für den "4 Wo/100%":

  • Beschreibung: Ferien 2019

  • Abwesenheitstyp: Ferien

  • Modus: Nach Mitarbeiter-Tag

  • Mitarbeiter-Tag: "4 Wo/100%

Nach dem Speichern kann der Anspruch gleich genehmigt werden, womit der Ferienanspruch auf dem Mitarbeiter sichtbar wird.

Für Teilzeitangestellte werden die Ferientage nicht auf die Stellenprozent gekürzt, sondern anhand der Anwesenheits-Halbtage definiert. Ausgehend von 20 Ferientagen bei 100% ergeben sich folgende Beispiele:

  • jemand der immer vormittags arbeitet ist 5 Halbtage anwesend woraus sich folgende Berechnung ergibt  20 Tage / 10 * 5 (Anwesenheitstage pro Woche) = 10 Tage Anspruch

  • jemand der Montag, Mittwoch, Freitag arbeitet ist an 6 Halbtagen anwesend, also 20 Tage / 10 * 6 = 12 Tage Anspruch

  • jemand der Montag und Dienstag nur Vormittags arbeitet und am Mittwoch Vor- und Nachmittag ist an 4 Halbtagen anwesend = 8 Tage Anspruch


Abwesenheit beantragen

Der Mitarbeiter kann über den Kalender unter Urlaubsanträge seinen Urlaub und andere Abwesenheiten erfassen. Bei Ferien werden die Arbeitstage und Feiertage berücksichtigt, es werden nur Tage gezählt an welchen er effektiv arbeitet und nicht als Feiertag hinterlegt sind.


Anwesenheiten
Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für die Anwesenheiten folgende Berechtigungen:

  • ohne; hat keinen Zugriff

  • Benutzer; hat Zugriff auf die eigenen Anwesenheitszeiten, um manuell ein- und auszuchecken sowie zu ändern.

  • Sachbearbeiter; bedingt auch Sachbearbeiter auf Personal, was hiermit automatisch gesetzt wird. Hat Zugriff auf alle Anwesenheitszeiten und sieht Zeitsaldo auf allen Mitarbeitern.

  • Manager; kann zusätzlich Einstellungen verändern

Auf dem Mitarbeiter kann zudem ein Flag Ein-/Auschecken gesetzt werden, auch wenn der Benutzer keine Berechtigung auf den Anwesenheiten hat, erscheint so das Ein-/Auschecken Menu und die Arbeitszeiten können gesehen werden.

Ein Vorgesetzter hat auf den Anwesenheiten seiner Mitarbeiter die selben Rechte welche er selbst hat.


Erfassung
  • Unter Check In / Check Out befindet sich die Stempeluhr um die Anwesenheitszeiten zu erfassen. Mit entsprechender Berechtigung können diese Zeiten über Anwesenheitszeiten mutiert werden.

  • Unter Anwesenheitszeiten können die Zeiten manuell erfasst oder geändert werden. Über Anlegen wird ein neuer Datensatz erstellt, Tagesdatum und aktuelle Zeit werden vorgeschlagen, können aber geändert werden. Zum Auschecken wird der Datensatz bearbeitet und das Flag "Auschecken" gesetzt, die Zeit wird vorgeschlagen, kann aber geändert werden.


Zeitsaldo

Auf dem Mitarbeiter wird der Zeitsaldo anhand des Arbeitsplanes berechnet. Der Saldo zeigt die erfassten Anwesenheitszeiten bis zum Vortag. Die Anwesenheitszeiten des aktuellen Tages werden separat angezeigt. Die Sichtbarkeit des Saldos wird über die Benutzerberechtigung "Anwesenheitszeiten" gesteuert, wobei Vorgesetzte die Saldi ihrer Mitarbeiter sehen.

Unter Personal - Berichtswesen gibt es eine Pivot-Statistik der Soll- und Ist-Zeiten, nebst den Anwesenheiten werden separat die Abwesenheiten wie Ferien, Feiertage usw. ausgewiesen.


Spesenabrechnung
Produkte

Damit die Spesen abgerechnet werden können, müssen entsprechende Produkte im Verkauf erfasst werden. Mit der Installation des Moduls Spesen wir dein erster Artikel automatisch angelegt und kann überschrieben werden.

  • Kann verkauft/eingekauft werden; optional

  • Als Ausgabe verwenden; ja

  • Kategorie; Expenses

  • Verkaufspreis; leer lassen

  • Kosten; Betrag, falls nicht variabel, z.B. 1.--/km

  • Einheiten; anpassen falls gewünscht


Spesen erfassen

Über Aufwand - Meine Personalspesen - Spesen für die Einreichung werden die einzelnen Positionen erfasst.

  • Beschreibung

  • Produkt

  • Preis, anpassen falls nicht vorgegeben

  • Menge; anpassen falls nötig

  • Mitarbeiter

Eine einzelne Position kann direkt dem Manager vorgelegt werden zur Genehmigung oder zusammen mit weiteren Spesen-Positionen zu einem Spesenbericht zusammengeführt werden. Dazu die weiteren Positionen erfassen und anschliessend über Aufwand - Meine Personalspesen - Spesenberichte den die Positionen zusammenführen.

  • Zusammenfassung

  • Mitarbeiter

  • Einträge hinzufügen; es können mehrere gleichzeitig ausgewählt werden


Spesen abrechnen

Über Aufwand - Zur Genehmigung - Sepsenberichte zu genehmigen können die erfassten Spesenpositionen und -abrechnungen gedruckt, verbucht und bezahlt werden.