Dokumentation

Adresse erfassen

Über Adressen können neue Adressen erfasst werden.

  • Einzelperson oder Unternehmen, steuert Sichtbarkeit einiger Felder

  • Vorname, Nachname oder Name

  • Unternehmen; nur bei Typ Einzelperson sichtbar, zur Verknüpfung einer Adresse mit einem Unternehmen

  • Adresszeile 1 und 2; kann individuell verwendet werden und muss nicht auf allen Adressen gleich gehandhabt werden. Beispiele: Zeile 1 zu Handen, Zeile 2 Strasse oder Zeile 1 Strasse, Zeile 2 Postfach

  • "PLZ, Ort, Kanton"; kann verwendet werden, wenn das PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist. Die Suche geht nach PLZ, Ort und Kanton. Wenn z.B. nach Luzern (Stadt) gesucht wird, komme alle Orte des Kantons alphabetisch, dann empfielt sich über "Weitere suchen..." zu gehen.

  • PLZ und Ort, und Kanton; Textfelder, zu verwenden, wenn kein PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist

  • Briefanrede; wird eine Anrede hinterlegt, wird die Briefanrede automatisch zusammengesetzt (siehe Anreden), kann aber manuell geändert werden.

  • Geburtsdatum; benötigt Gnehm Informatik Modul "Geburtstage" (siehe Unterkapitel)


Kontakte & Adressen

Rechnungs- und Lieferadressen

Auf Adressen vom Typ Einzelperson oder Unternehmen können auch Rechnungs- und Lieferadressen erfasst werden. Dabei handelt es sich um externe Adressen, nicht um Abteilungen oder Kontaktpersonen einer Firma. (siehe unten) Benötigt Gnehm Informatik Modul "Kontakte verknüpfen"

Beispiele:

  • Einzelperson ist Kursteilnehmer, Rechnung geht an Arbeitgeber

  • Unternehmen ist Filiale, Rechnung geht an Zentrale (Coop Filiale Schüpfheim, Rechnung an Coop Zentralschweiz)

  • Einzelperson macht ein Fest, Lieferadresse ist Festhütte im Wald

Kontakte

Adressen vom Typ Einzelperson können mit einem oder mehreren Kontakten von Firmen verküpft werden. Die verknüpften Kontakte werden auf der Einzeladresse im Register "Kontakte & Adressen" angezeigt.

Auf Adressen vom Typ Unternehmen können Kontakte hinterlegt werden. Ein Kontakt kann als Typ "Kontakt" oder "Abteilung" definiert werden, dies steuert die Sichtbarkeit von Vorname und Nachname.

Kontakt-Arten:

  • Kontakt; Anschrift ist identisch mit Unternehmen, kann mit einer Adresse des Typ "Einzelperson" verknüpft werden

  • Rechnungs- oder Lieferkontakt; wird als Rechnungs- respektive Lieferkontakt verwendet und bei der Auftragserfassung beachtet, sofern auf dem Unternehmen keine Rechnungs- respektive Lieferadresse vorhanden ist (Modul "Kontakte verknüpfen"). Auf Rechnungs- und Lieferkontakten kann die Anschrift abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet.

  • Anderer Kontakt, Privater Kontakt; die Anschrift kann abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet


Verkauf & Einkauf
  • Ist Kunde / Ist Lieferant; eine Adresse kann gleichzeitig beides sein

  • Verkäufer; Vertreter, Aussendienstmitarbeiter

  • Mailing Opt-Out; verhindert Massenmailversand auf diese Adresse


Geburtstage

Die Filterung nach Geburtsdatum bietet verschiedene Funktionen:

  • Filter nach Geburtsdatum / Alter mit "ist gleich"; "ist grösser oder gleich" und "ist kleiner oder gleich"

  • Filter nach "Geburtstag (Tag)", "Geburtstag (Woche)" und "Geburtstag (Monat)" um unabhängig vom Alter nach Kontakten mit Geburtstag zu filtern

  • Fixer Filter "Geburtstage in den nächsten Tagen"; die Definition der Anzahl Tage zurück oder voraus erfolgt unter Einstellungen - Allgemeine Einstellungen - Kontakt Geburtstag Filter


Anreden

Unter Kontakte - Konfiguration - Anreden können die Anreden definiert werden.

  • Anrede; Bezeichnung

  • Abkürzung

  • Briefanrede; für die automatische Anzeige / Zusammensetzung der Briefanrede auf einem Kontakt. Felder der Adresse werden in geschweifte Klammern gesetzt z.B. "Sehr geehrter Herr {lastname}"


Allgemein

In der Kanban-Ansicht werden die Kontakte welche zu einem Unternehmen gehören wie folgt dargestellt:

  • 1. Zeile: Name des Kontaktes ohne Unternehmen

  • 2. Zeile: Name des Unternehmens

Zur besseren Sichtbarkeit sind vor dem Kontakt und dem Unternehmen Icons vorhanden.


Aktivitäten könne zu jedem Datensatz mit Log erstellt werden. Unter Einstellungen - Technisch - E-Mail - Aktivitätstypen können diverse Typen erfasst werden:

  • Name

  • Kategorie; Andere oder Meeting, bei Meeting wird nach dem Erstellen einer Aktivität der Kalender angezeigt und der Termin mit der Aktivität verknüpft

  • Modell; um einen Aktivitätstypen nur für eine Tabellen verwendbar zu machen

  • Zusammenfassung; Kurzbeschreibung

  • Icon; Symbol welches dargestellt wird bei der Aktivität, mögliche Einträge siehe...

  • Tage; Anzahl Tage für Terminvorschlag

  • Empfohlene nächste Aktivität; für Workflow

Von einem Datensatz aus kann unten im Log über "Aktivität planen" eine neue Aktivität angelegt werden.

Felder bei Kategorie "Andere" auf Aktivitätstyp:

  • Aktivität; Aktivitätstypen zum auswählen

  • Zusammenfassung; Titel

  • Fällig am; wird anhand hinterlegter Tage auf dem Aktivitätstyp berechnet

  • Zugewiesen an; Benutzer

  • Textfeld

  • Button "Planen"

Vorgehen Meeting:

  • Aktivität; Aktivitätstypen zum auswählen

  • Zusammenfassung; Titel

  • Textfeld

  • Button "Ein Termin planen"

  • Flectra wechselt in den Kalender

  • Termin festlegen

  • Titel auf Termin angeben und anlegen oder bearbeiten

Wenn man nun zurück auf die Aktivität geht, sind dort alle Terminangaben sichtbar / editierbar.



Reihenfolge im "Drucken"-Menü

Unter Einstellungen - Technisch - Berichstwesen - Berichtswesen kann für jedes Modell z.B. account.invoice die Reihenfolge der Berichte mit der Nummernfolge festgelegt werden.


Berechtigung
Konti

Unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen befindet sich der Kontenplan. Dieser wird bei der Installation automatisch angelegt und entspricht dem Schweizerischen Kontenplan.


Aufwands- und Erlöskonto auf Produkten

Bei jedem Einkauf oder Verkauf wird zwingend ein Aufwands- respektive Erlöskonto benötigt. In Flectra müssen nicht auf jedem Produkt einzeln die Konti hinterlegt werden. Bei der Auftragserfassung wird das Konto nach folgender Priorität geladen:

  • vom Produkt

  • von der Produktkategorie

  • vom Verkaufsjournal

Wenn für einen Artikel nach diesen Kriterien kein Konto gefunden wird, muss das Konto bei der Erfassung ausgewählt werden. Eine Ausnahme bildet hier der POS; das Produkt kann ohne Angabe eines Kontos erfasst werden, aber beim Abschluss überprüfen & verbuchen kommt eine Meldung die auf das fehlende Konto hinweist. Es ist sinnvoll, wenn auf dem POS Journal ein Standard Sollkonto und ein Standard Habenkonto definiert ist.


MWST

Über Abrechnung - Konfiguration - Finanzen - Steuern sind die gängigen Schweizer MWST-Sätze hinterlegt:

  • Steuerbezeichnung

  • Steuergültigkeit; Legt fest, wann die Steuer ausgewählt werden kann. Mit "Keine" kann sie nur für Gruppen (siehe unten) verwendet werden.

  • Steuerberechnung; "Prozentsatz des Preises" ist Standard für die Schweiz, Verwendung von Gruppen (siehe Takeaway)

  • Betrag; Prozentsatz

  • Konti für MWST Debitoren und Kreditoren

Register Rechnungstexte

  • Kurzer und Langer Text für Belege

Register Erweiterte Optionen

  • Steuergruppe; hier können Steuersätze für die Darstellung auf der Rechnung zusammengefügt werden

  • Beinhaltet in Preis; wenn MWST inkl

  • Auswirkung auf nachfolgende Steuern; wenn unabhängig von MWST noch andere Steuern auf einem Produkt sind, kann hier festgelegt werden ob die nachfolgende Steuer auf dem Preis vor oder nach der ersten Steuer berechnet wird.

  • Tax Adjustment; für manuelle Nachbearbeitung in der Steuerabrechnung


Steuerzuordnung

Unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen sind auch die Steuerzuordnungen. Hiermit können hinterlegte Steuern auf Produkten nach bestimmten Regeln geändert werden. Dies wird zum Beispiel bei Import/Export verwendet wobei alle MWST-Sätze mit 0% ersetzt werden. Diese Steuerzuordnung kann direkt auf einer Adresse hinterlegt werden oder auf einem Auftrag ausgewählt werden. Ein weiterer Anwendungsbereich ist die reduzierte MWST bei Takaway in einem Restaurant (siehe Takeaway).

  • Steuerzuordnung; Bezeichnung

  • Aktiv

  • Automatisch erkennen; zur Steuerung der MWST in anderen Ländern / Regionen, Auswahl von Land und/oder Region wird nötig

  • Ursprüngliche Steuern beim Produkt; zu ersetzende MWST

  • Verfügbare Steuer; neu anzuwendende MWST


Takeaway

Für Takaway gilt auf alkoholfreien Getränken und Lebensmittel der reduzierte Steuersatz. Um dies am Point of Sale steuern zu können muss eine entsprechende Steuerzuordnung erstellt werden. Damit die Produkte erkannt werden können, bei welchen die Steuer vom Normalsatz auf den reduzierten Satz geändert werden können wird eine neue Steuer benötigt.

Vorgehen:

  • Über Abrechnung - Konfiguration - Finanzen - Steuern einen neuen MWST-Satz anlegen, respektive den Normalsatz "7.7 (inkl)" duplizieren und umbenennen auf "7.7 / 2.5 Takeaway (inkl)". Unter Steuerberechnung von "Prozentsatz des Preises" auf "Steuergruppe" umstellen und die Steuer "7.7 (inkl)" auswählen. Hiermit wird sichergestellt, dass dieser Satz nicht als separater Satz in der Buchhaltung auftaucht.

  • Über Abrechnung - Konfiguration - Finanzen - Steuerzuordnung einen neuen Eintrag mit Bezeichnung Takeaway eröffnen und die "Ursprüngliche Steuer" "7.7 / 2.5 Takeaway (inkl)" an die "Verfügbare Steuer" "2.5 (inkl)" zuweisen.

  • Auf den entsprechenden Produkten (alkoholfreien Getränken und Lebensmittel) den neuen MWST-Satz bei der Verkaufs-MWST hinterlegen, allenfalls bereits vorhandenen Satz ersetzen.

  • In den relevanten POS die Steuerzuordnung hinterlegen (siehe POS anlegen)


Saldosteuersatz

Wenn mit einem Saldo- oder Pauschalsteuersatz abgerechnet wird, muss das Modul in4tax_net installiert werden.

Konfiguration für Saldosteuersatz:

  • Auf den MWST-Sätzen Verkauf wird der Pauschalsteuersatz hinterlegt, je nach Bewilligung zwischen 0.1 und 6.5 %

  • Auf den MWST-Sätzen Einkauf wird der Pauschalsteuersatz von 0 % hinterlegt

Abrechnung:

  • Unter Abrechnung - Finanzberater - Aktionen wird "Pauschalsteuer abrechnen" aufgerufen

  • Datum der Buchung; normalerweise identisch mit Enddatum

  • Journal; Sonstige Operationen

  • Referenz; Hinweistext

  • Start- / Enddatum

  • Mit Erstellen wird der Buchungssatz automatisch erstellt

Achtung: Es wird nicht geprüft, ob eine Periode oder einzelne Buchung schon abgerechnet wurde. Wenn für eine Periode die Abrechnung mehrmals gestartet wird, wird sie auch mehrmals abgerechnet.

Um Nachbuchungen zu generieren, muss der vorhandene Buchungssatz storniert und die Abrechnung nochmals aufgerufen werden.


Apps

Je nach gewünschter Anwendung werden folgende Module installiert:

  • Modul Mitarbeiterverzeichnis

  • Modul Personalabrechnung, installiert auch Abwesenheitsverwaltung und Mitarbeiterverträge

  • Modul Anwesenheitszeiten, installiert auch Zeitnachweise/Anwesenheitszeiten

  • HR-spezfische Gnehm Informatik Module

  • Modul Spesenverwaltung


Personal

Jeder Mitarbeiter wird unter Personal erfasst, damit Lohnabrechnungen erstellt und Anwesenheitszeiten erfasst werden können.


Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für die Personaleinstellungen folgende Berechtigungen:

  • ohne; externer Benutzer, hat nur Zugriff auf das Portal / Webshop

  • Mitarbeiter; sieht alle Mitarbeiter, und deren Anwesenheit, kann keine Änderungen vornehmen, hat keinen Zugriff auf Verträge

  • Sachbearbeiter; kann Änderungen vornehmen, Mitarbeiter inaktiv stellen und Abteilungen bearbeiten

  • Manager; hat Zugriff auf Verträge


Mitarbeiter anlegen

Vorgehen bei einem neuen Mitarbeiter im Betrieb:

  • Falls der Mitarbeiter Zugriff auf Flectra bekommt muss zuerst ein Benutzer angelegt werden (Einstellungen - Benutzer). Dies erstellt automatisch eine Adresse. Die automatisch erstellte Adresse dem Unternehmen als Kontakt zuweisen.

  • Falls kein Benutzer angelegt wurde, muss der Kontakt zum Unternehmen manuell angelegt werden. Dies wird am einfachsten über die Adresse des Unternehmens gemacht.

  • Anschliessend die Privatadresse des Mitarbeiters mit allen vorhandenen Angaben erfassen, wobei Geburtsdatum und Bankverbindung für eine Lohnabrechnung zwingend sind.

  • Nun auf dem Unternehmenskontakt auf dem Feld Person die Privatadresse zuweisen und die restlichen Felder ergänzen.

Mitarbeiter anlegen:

  • Benutzer verknüpfen, hiermit werden alle verknüpften Angaben vom Unternehmenskontakt und der Privatadresse übernommen

  • Hinterlegtes Bankkonto auswählen

  • Weitere Informationen wie Sozialversicherungsnummer (AHV-Nr) ergänzen


Vertrag

Beim Mitarbeiter kann oben über Verträge ein Vertrag angelegt werden:

  • Vertragsreferenz; Mitarbeitername und evt hilfreiche Hinweise

  • Vertragstyp; Monatslohn, Stundenlohn, Freiberufler und weitere, nur informativ

  • Vergütungsstruktur; Monats- oder Stundenlohn, getrennt nach Männer / Frauen, siehe Lohnstruktur

  • Vergütung pro Monat; Monatslohn Brutto

  • Vergütung pro Stunde; Stundenlohn brutto, kann auch zur Auszahlung von Überzeit bei Monatslohn verwendet werden

  • Monatliche BVG-Beiträge; nur bei Verwendung, wird zu je 50% auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt

  • 13. Monatslohn und Mitarbeiterbonus; muss mit einer separaten Lohnabrechnung vergütet werden

  • Startdatum

  • Arbeitsplan; richtigen Plan hinterlegen, siehe Arbeitsplan

  • Lohnjournal; zwingend hinterlegen, damit Lohnabrechnungen vergütet werden können

Nach dem Speichern muss der Vertrag auf "Laufend" gesetzt werden, dies kann rechts oben gemacht werden oder eine Ebene zurück auf Verträge in die Spalte "Laufend" schieben.


Weiteres

  • Ein Benutzer ist nicht zwingend notwendig, wenn der MA keinen Zugriff auf Flectra benötigt. Wenn aber die Anwesenheitszeiten erfasst werden, wird der Benutzer benötigt und muss dann mit dem Mitarbeiter verknüpft werden.

  • Auf jedem Mitarbeiter sind die Soll-Stunden bis zum Vortag (Saldo) und die Stunden vom aktuellen Tag ersichtlich. (siehe Zeitsaldo)


Personalabrechnung
Berechtigung

Auf den Benutzer gibt es für die Personalabrechnung folgende Berechtigungen:

  • ohne; keinen Zugriff, Einstellung für normale Mitarbeiter

  • Sachbearbeiter; kann Lohnabrechnungen erstellen, bearbeiten und abschliessen

  • Administrator; kann zusätzlich alle Einstellungen bearbeiten und Lohnabrechnungen stornieren


Grundlagen

Für die Lohnbuchhaltung sind folgende Angaben auf dem Mitarbeiter zu erfassen:


Arbeitsplan

Arbeitspläne werden für den Mitarbeitervertrag und die Lohnabrechnung für Mitarbeiter im Stunden- und Monatslohn verwendet. Sie werden mit aktiviertem Entwicklermodus unter Einstellungen - Technisch - Ressource - Arbeitspläne erstellt.

Stundenlohn:

  • Beziechnung Stundenlohn; ein Arbeitsplan für alle MA im Stundenlohn reicht, vorerst speichern und nochmals auf Bearbeiten

  • Gemeinde, wird bei mehreren Standorten des Unternehmens für die Hinterlegung der Feiertage verwendet

  • Aktiv

  • Arbeitszeiten; alle löschen

Monatslohn:

Beim Monatslohn werden die Wochenstunden für die Berechnung der Arbeitstage, Ferien und Feiertagen verwendet.

  • Bezeichnung mit Arbeitspensum, Wochentagen, Mitarbeiter, je nach Bedürfnis

  • Gemeinde, wird bei mehreren Standorten des Unternehmens für die Hinterlegung der Feiertage verwendet

  • Aktiv

  • Arbeitszeiten; exakte Zeiten nach Pensum und Anwesenheits-Halbtag erfassen

  • Abwesenheiten; nichts eintragen, Feiertage und andere Abweseneheiten werden automatisch hier übernommen

Bei einem Wechsel vom Pensum oder den Anwesenheits-Halbtagen muss auch der Ferienanspruch angepasst werden. Damit dieser Wechsel keinen Einfluss auf vorhandene, rückliegende Lohnabrechnungen hat, können die Arbeitzeiten mit einem Von- und Bis-Datum versehen werden.


Lohnarten

Die Lohnarten sind die Grundlage für die Lohnstrukturen. Sie beinhalten Informationen über die Berechnung der Lohnabrechnungen. Ändern Sie die Lohnarten nur, wenn Sie genau wissen was Sie tun. Grundsätzlich sollten Sie keine Änderungen an den Lohnarten der Kategorien Basis, Brutto und Netto vornehmen, dort sind Berechnungsformeln hinterlegt.

Auf den Lohnarten der Kategorie Zulagen sind für Angestellte im Stundenlohn die Zulagen für Ferien- und Feiertagsentschädigungen und der Anteil 13. Monatslohn hinterlegt. Wenn diese Lohnarten bei Ihnen keine Anwendung finden, können sie aus der Lohnstrukturen für Stundenlohn entfernt werden.

Die Lohnarten der Kategorie "Abzüge (Arbeitnehmer)" beinhalten alle Abzüge für den Arbeitnehmer, beim BVG wird der Betrag aus dem Vertrag beachtet, für die weiteren Abzüge sind Prozentsätze des Bruttolohnes definiert, welche hier bei Bedarf angepasst werden können. Beachten Sie, dass Satz-Anpassungen für eine neue Periode erst gemacht werden können, wenn die alte Periode vollständig abgerechnet ist.

Unter Finanzen sind die Kontos eingetragen auch welche die jeweiligen Lohnarten gebucht werden.


Lohnstruktur

Auf der Lohnstruktur werden die Vergütung, Zulagen und Abzüge definiert. Im weiteren wird hier auch gesteuert ob die Arbeitstage beachtet werden sollen und ob Anwesenheiten geführt werden.

  • Mit Arbeitstagen; grundsätzlich werden bei Monatslohn die Arbeitstage immer geführt, sie werden für die Ferienabrechnung verwendet, bei Stundenlohn sind sie im Normalfall deaktiviert

  • Mit Anwesenheiten; sobald Anwesenheiten erfasst werden sollen, muss dies aktiviert sein. Für Mitarbeiter im Monatslohn welche fixe, regelmässige Arbeitszeiten haben oder einen Arbeitsvertrag ohne Zeiterfassung haben, kann dies deaktiviert werden. Für die Berechnung des Stundenlohns müssen die Anwesenheiten immer aktiv sein

In der Lohnstruktur sind auch die Arbeitgeberbeiträge aufgeführt, damit diese Beiträge beim Abschliessen einer Lohnabrechnung richtig in die Buchhaltung kommen. In der Berechnung des Nettolohnes sind diese Abzüge aber ausgeschlossen.


Lohnabrechnung erstellen

Unter Personalabrechnung wird pro Mitarbeiter und Monat eine Abrechnung erstellt:

  • Periode; normalerweise ein Kalendermonat

  • Arbeitsvertrag; wird anhand des Mitarbeiter automatisch gesetzt

  • Lohnstruktur; wird anhand des Mitarbeiters automatisch gesetzt, kann aber z.B. zur Zahlung vom 13. Monatslohn geändert werden

  • Button "Berechne Arbeitstage"; nur sichtbar, wenn auf der Lohnstruktur "Mit Arbeitstage" aktiv ist. Berechnet die Arbeitstage des Monats unter Berücksichtigung von allen Abwesenheiten, kann jederzeit angewählt werden, muss vor dem Abschluss nochmals nachgeführt werden.

  • Button "Berechne Anwesenheiten"; nur sichtbar wenn auf der Lohnstruktur "Mit Anwesenheiten" aktiv ist. Berechnet die geleisteten Stunden des Monats und führt den Saldo nach, kann jederzeit angewählt werden, wird beim Abschluss automatisch nachgeführt.

  • Button "Berechne Vergütung"; wird erst beim Abschluss angewält, kann bei Änderungen wiederholt angewählt werden.

  • Button "Abschliessen"; schliesst die Abrechnung ab, sperrt die anderen Buttons und die dazugehörenden Anwesenheiten und Abwesenheiten. Abgeschlossenen Abrechnungen können nicht mehr geändert werden. Wenn Änderungen notwendig sind, muss die Abrechnung storniert und eine neue Abrechnung erstellt werden.

  • Button "Zahlung erstellen"; erst sichtbar, wenn die Lohnabrechnung abgeschlossen wurde. Erstellt eine Zahlung im gewählten Journal.

Es gibt auch eine Möglichkeit die Lohnabrechnung für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig mit Lohnabrechnungsläufen zu machen. Auch die Zahlungen können anschliessend in einem Schritt erstellt werden. Wenden Sie sich bitte an uns wenn Sie daran interessiert sind.


Abwesenheiten

Über die Abwesenheiten werden die Ferien, Krankheit und andere Abwesenheiten wie Mutterschaftsurlaub, Unbezahlter Urlaub, Militär, Ausgleichstage usw. verwaltet. Die Feiertage werden über die "Ressource Abwesenheiten" erfasst und sind im Abschnitt Personal dokumentiert.


Berechtigungen

Ein Vorgesetzter hat auf den Abwesenheiten seiner Untergebenen die gleichen Rechte wie auf sich selber und kann deren und seine eigenen Abwesenheiten bewilligen oder ablehnen.

  • ohne; sieht alle Abwesenheiten, kann eigene Anträge erfassen, ändern und löschen solange sie nicht geprüft oder genehmigt sind. Genehmigte Abwesenheiten kann er nur löschen, wenn der Abwesenheitstyp auf "Automatisch genehmigen" gestellt ist.

  • Sachbearbeiter; kann alle Vorgänge erledigen ausser Einstellungen bearbeiten

  • Administrator; kann zusätzlich Einstellungen bearbeiten; kann Abwesenheiten ändern auch wenn die Personalabrechnung für diese Periode schon abgeschlossen ist


Feiertage

Feiertage werden über Einstellungen – Technisch – Ressource – Ressource Abwesenheiten erfasst. Dafür muss der entsprechende Abwesenheitstyp angegeben werden. Wenn Arbeitsstunden und Ressourcen (Mitarbeiter) leer gelassen werden, wird der Eintrag automatisch auf alle Arbeitspläne erstellt.

Wenn Ihr Betrieb Standorte in unterschiedlichen Gemeinden mit unterschiedlichen Feiertagen hat, können Sie auf den Arbeitsplänen den Standort hinterlegen. Die Feiertage können auch über den Feiertage-Import importiert werden. Dazu sind Administrator-Berechtigung und der Entwicklermodus nötig. Den Import finden Sie über Einstellungen - Technisch - Import / Export - Feiertage-Import (CH). Die Datei zum einlesen können Sie über feiertagskalender.ch herunterladen. Wählen Sie über die Region und Amt die gewünschte Gemeinde aus. Stellen Sie den "Inhalt der Dateien" auf "Gesetzliche und nicht anerkannte Feiertage" und laden Sie die CSV-Datei herunter.

Beim Import laden Sie die Datei hoch, wählen den Abwesenheitstyp Feiertage und die Gemeinde. Nach dem Import müssen Sie über Einstellungen - Ressourcen - Abwesenheiten noch prüfen, ob allenfalls Feiertage eingetragen wurde, welche bei Ihnen nicht gelten, die Daten sind leider nicht immer ganz richtig. Zum Löschen reicht es den Feiertag ohne Zuweisung an einen Arbeitsplan zu löschen, dann werden auch alle Einträge auf den Arbeitsplänen gelöscht.


Abwesenheitstypen

Über Urlaubsanträge - Konfiguration - Abwesenheitstypen können die Typen angepasst und ergänzt werden:

  • Abwesenheitstyp; Beizeichnung

  • Code; wird für die Gruppierung auf der Lohnabrechnung verwendet

  • Genehmigungstyp; Automatisch, Einfache oder Doppelte Genehmigung

  • Zeit justieren; Angabe ob Abwesenheit minutengenau, pro Halbtag oder Tag erfasst werden kann.

  • Limite überschreiten erlaubt; ist bei allen Abwesenheiten ohne vordefinierte Dauer sinnvoll, also z.B. Krankheit usw. Für Ferien wird die Dauer vordefiniert.

  • Als Arbeitstage anrechnen; ist standardmässig aktiviert. Deaktivieren z.B. für Kompensation, somit wird der Kalendereintrag gemacht und der Genehmigungsprozess wird durchlaufen, aber auf der Zeitabrechnung nicht als Arbeitstage gerechnet.

  • Zeiterfassung; ist standardmässig aktiviert, damit werden Abwesenheiten auf ein internes Projekt geschrieben und können unter der Zeiterfassung ausgewertet werden.


Ferienanspruch

Für jeden Mitarbeiter muss der Ferienanspruch eines Jahres hinterlegt werden. Damit dies nicht für jeden MA einzeln gemacht werden muss, kann mit den Mitarbeiter-Tags gearbeitet werden. Diese werden über Personal – Konfiguration – Mitarbeiter-Tags erfasst und auf dem MA hinterlegt, z.B. "4 Wochen Ferien bei 100%-Anstellung".

Nun wird über Urlaubsanträge – Zu bestätigender Urlaub – Urlaubsanspruch der Anspruch jedes Mitarbeiters / Mitarbeiter-Tags erfasst. Als Beispiel für den "4 Wo/100%":

  • Beschreibung: Ferien 2019

  • Abwesenheitstyp: Ferien

  • Modus: Nach Mitarbeiter-Tag

  • Mitarbeiter-Tag: "4 Wo/100%

Nach dem Speichern kann der Anspruch gleich genehmigt werden, womit der Ferienanspruch auf dem Mitarbeiter sichtbar wird.

Für Teilzeitangestellte werden die Ferientage nicht auf die Stellenprozent gekürzt, sondern anhand der Anwesenheits-Halbtage definiert. Ausgehend von 20 Ferientagen bei 100% ergeben sich folgende Beispiele:

  • jemand der immer vormittags arbeitet ist 5 Halbtage anwesend woraus sich folgende Berechnung ergibt  20 Tage / 10 * 5 (Anwesenheitstage pro Woche) = 10 Tage Anspruch

  • jemand der Montag, Mittwoch, Freitag arbeitet ist an 6 Halbtagen anwesend, also 20 Tage / 10 * 6 = 12 Tage Anspruch

  • jemand der Montag und Dienstag nur Vormittags arbeitet und am Mittwoch Vor- und Nachmittag ist an 4 Halbtagen anwesend = 8 Tage Anspruch


Abwesenheit beantragen

Der Mitarbeiter kann über den Kalender unter Urlaubsanträge seinen Urlaub und andere Abwesenheiten erfassen. Bei Ferien werden die Arbeitstage und Feiertage berücksichtigt, es werden nur Tage gezählt an welchen er effektiv arbeitet und nicht als Feiertag hinterlegt sind.


Anwesenheiten
Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für die Anwesenheiten folgende Berechtigungen:

  • ohne; hat keinen Zugriff

  • Benutzer; hat Zugriff auf die eigenen Anwesenheitszeiten, um manuell ein- und auszuchecken sowie zu ändern.

  • Sachbearbeiter; bedingt auch Sachbearbeiter auf Personal, was hiermit automatisch gesetzt wird. Hat Zugriff auf alle Anwesenheitszeiten und sieht Zeitsaldo auf allen Mitarbeitern.

  • Manager; kann zusätzlich Einstellungen verändern

Auf dem Mitarbeiter kann zudem ein Flag Ein-/Auschecken gesetzt werden, auch wenn der Benutzer keine Berechtigung auf den Anwesenheiten hat, erscheint so das Ein-/Auschecken Menu und die Arbeitszeiten können gesehen werden.

Ein Vorgesetzter hat auf den Anwesenheiten seiner Mitarbeiter die selben Rechte welche er selbst hat.


Erfassung
  • Unter Check In / Check Out befindet sich die Stempeluhr um die Anwesenheitszeiten zu erfassen. Mit entsprechender Berechtigung können diese Zeiten über Anwesenheitszeiten mutiert werden.

  • Unter Anwesenheitszeiten können die Zeiten manuell erfasst oder geändert werden. Über Anlegen wird ein neuer Datensatz erstellt, Tagesdatum und aktuelle Zeit werden vorgeschlagen, können aber geändert werden. Zum Auschecken wird der Datensatz bearbeitet und das Flag "Auschecken" gesetzt, die Zeit wird vorgeschlagen, kann aber geändert werden.


Zeitsaldo

Auf dem Mitarbeiter wird der Zeitsaldo anhand des Arbeitsplanes berechnet. Der Saldo zeigt die erfassten Anwesenheitszeiten bis zum Vortag. Die Anwesenheitszeiten des aktuellen Tages werden separat angezeigt. Die Sichtbarkeit des Saldos wird über die Benutzerberechtigung "Anwesenheitszeiten" gesteuert, wobei Vorgesetzte die Saldi ihrer Mitarbeiter sehen.

Unter Personal - Berichtswesen gibt es eine Pivot-Statistik der Soll- und Ist-Zeiten, nebst den Anwesenheiten werden separat die Abwesenheiten wie Ferien, Feiertage usw. ausgewiesen.


Spesenabrechnung
Produkte

Damit die Spesen abgerechnet werden können, müssen entsprechende Produkte im Verkauf erfasst werden. Mit der Installation des Moduls Spesen wir dein erster Artikel automatisch angelegt und kann überschrieben werden.

  • Kann verkauft/eingekauft werden; optional

  • Als Ausgabe verwenden; ja

  • Kategorie; Expenses

  • Verkaufspreis; leer lassen

  • Kosten; Betrag, falls nicht variabel, z.B. 1.--/km

  • Einheiten; anpassen falls gewünscht


Spesen erfassen

Über Aufwand - Meine Personalspesen - Spesen für die Einreichung werden die einzelnen Positionen erfasst.

  • Beschreibung

  • Produkt

  • Preis, anpassen falls nicht vorgegeben

  • Menge; anpassen falls nötig

  • Mitarbeiter

Eine einzelne Position kann direkt dem Manager vorgelegt werden zur Genehmigung oder zusammen mit weiteren Spesen-Positionen zu einem Spesenbericht zusammengeführt werden. Dazu die weiteren Positionen erfassen und anschliessend über Aufwand - Meine Personalspesen - Spesenberichte den die Positionen zusammenführen.

  • Zusammenfassung

  • Mitarbeiter

  • Einträge hinzufügen; es können mehrere gleichzeitig ausgewählt werden


Spesen abrechnen

Über Aufwand - Zur Genehmigung - Sepsenberichte zu genehmigen können die erfassten Spesenpositionen und -abrechnungen gedruckt, verbucht und bezahlt werden.


Google Kalender Synch

Um den Kalender mit Google Kalender zu synchronisieren muss zuerst in der Google Cloud Platform die Kalender API aktiviert werden. Eine ausführliche Anleitung dazu unter Flectra Google Kalender Synch

Dies wird von Vorteil mit dem Google-Geschäftskonto erstellt und mit einem entsprechenden Benutzer in Flectra verbunden. Weitere Flectra-Benutzer werden mit einem eigenen Google-Konto verbunden sobald der Benutzer bei seinem Kalender das erste Mal den Button "Synchronosieren mit Google" klickt. Es spielt dabei keine Rolle ob ein neues Google-Konto mit der Login Mailadresse erstellt wird oder ein vorhandenes, privates Google-Konto verwendet wird. Es ist auch nicht zwingend, dass ein Benutzer seinen Kalender mit Google synchronisiert.


Farbe von Kalendereinträgen

Über Adressen - Einstellungen kann für jeden Kalenderbenutzer eine Farbe vorgegeben werden. Solange auf der Adresse keine Farbe vorgegeben ist, wird diese automatisch vergeben und kann sich auch ändern, was nicht sehr praktisch ist.

Sobald auf der Farbwert im Feld "Farbe für Kalender" angewählt wird, erscheint die Farbauswahl. Alle Kalendereinträge welche von dieser Person erstellt werden erhalten nun diese Farbe.


  •  Artikel einstellen auf Produktart Lagerartikel


Einstellungen - Allgemiene Einstellungen - Lager

  • Mengeneinheiten, einstellen von Umrechnungsmengen, z.B. 1 Meter = Basis, 1 cm = Faktor 100 kleiner, Rolle a 250 m = Faktor 250 grösser, ME für Einkauf und Verkauf kann unterschiedlich sein. Funktioniert innerhalb einer ME-Kategorie

  • Lots & Serial Numbers für Chargen

  • Ablaufdaten für Datum auf Chargen

  • Einstandskosten um Beschaffungskosten auf WE runterzubrechen

  • Lagerorte für Regal/Platz Info

  • Multi-Step Routes z.B. für WE Kontrolle


Lager - Einstellungen

  • Lagerorte; div Einstellungen, z.B. Entnahmestrategie (FiFo, LiFo, FeFo)

  • Produktkategorie; auch Einstellung Entnahmestrategie (zwingend), Inventurbewertung

  • Einstandskostenart; Definition von möglichen Beschaffungskosten nach Produktkategorien


Lager Dashboard

  • Zeigt pro Vorgang Warteliste und Verspätungen

  • Bei Mengenbestätigung manuell oder automatisch ->verwenden für WE-WA Kontrolle mit scanner


Weiteres

  • Inventur, z.B für alle Artikel, Mengen überschreiben, aber auch Möglichkeit alles auf 0 zu setzen

  • Ausschuss melden ->Bruch/Verlust

  • Einstandskosten ->zuweisen von Kosten an einen WE

  • Beschaffungsregeln, Scheduler noch anschauen

  • Meldebestände pro Artikel hinterlegen

  • Chargen/Seriennummern


Mit der Online Dokumentation können im Backend Kapitel über mehrere Hierarchiestufen erstellt werden. Die Kapitel sind je nach Sichtbarkeit öffentlich, also ohne Login auf der Webseite sichtbar, oder an bestimmte Benutzerberechtigungen gebunden. Über die Kategorien kann für einen externen Benutzer eine personalisierte Dokumentation zur Verfügung gestellt werden.


Kapitel

Über Website - Dokumentation gelangt man zu den Kapitel. Jedes Kapitel kann als Teil eines anderen Kapitels definiert werden, womit eine Hierarchie erstellt werden kann. Für die Darstellung auf der Webseite sind sechs unterschiedliche Titelgrössen definiert, daher sollte die Hierarchie nicht mehr als 6 Stufen haben.

  • Name

  • Aktiv; zum steuern ob der Beitrag auf der Webseite sichtbar ist

  • Teil von; Auswahl für übergeordnetes Kapitel

  • Nummernfolge; wird automatisch nachgeführt

  • Link; wird zum Verlinken von einem anderen Kapitel verwendet (Querverweise)

  • Untergeordnete sind Hauptkapitel; Hauptkapitel werden beim Klick gefiltert (siehe Hauptkapitel)

  • Webseiten

  • Sichtbar für; Einschränkung nach Benutzerberechtigungen, leer = öffentlich

  • Kategorien; zur Einschränkung auf bestimmte Themen und Verknüpfung mit Adressen

  • Verknüpfen mit; Verknüpfung auf anderes Kapitel (siehe Verknüpfung von Kapiteln)

  • Text; Editorfeld

  • Erstellt von / am

  • Aktualisiert von / am; Letzte Änderungen am Datensatz, auch z.B. durch Umsortierung

  • Geändert von / am; Letzte Änderung nur an Text oder Titel


Bilder

Bilder können mit CTRL+V oder über den "File/Image"-Button eingefügt werden. Damit sich die Bildgrösse der Fenstergrösse des Webbrowsers anpasst muss das Bild und dann der Button "Shape: Thumbnail" angewählt werden.


Verknüpfung von Kapiteln

Wenn ein Teil einer Dokumentation mehrfach vorkommt, so muss dieser Text nicht mehrfach geführt werden. Das Kapitel wird einmal erstellt und kann danach an verschiedenen Orten in der Dokumentation wiederverwendet werden.

Dazu wird am neuen Ort ein Kapitel angelegt und mit "Verknüpfen mit" auf das bestehende Kapitel verwiesen. Dabei wir das Textfeld gesperrt und der Text des Vorlage-Kapitels übernommen. Die Daten unter "Information" sind beim Erstellen auf dem Tagesdatum. Sobald das Vorlage-Kapitel geändert wird, werden die Felder "Aktualisiert" und "Geändert" nachgeführt.


Darstellung

In der Listenansicht können die Kapitel mit dem Kreuzpfeil-Symbol an die gewünschte Position gezogen werden. Da jedesmal die Nummernfolge neu aufgebaut wird, muss nach jedem verschobenen Kapitel die Seite durch den Benutzer über die Taste F5 neu geladen werden. Die Einträge können auch nach "Erstellt am" oder "Geändert am" sortiert werden. Zur einfacheren Übersicht können die Kapitel nach Ebenen gefiltert werden. Untergeordnete Kapitel werden immer automatisch mit dem Kapitel verschoben.

Auf einem übergeordneten Kapitel können oben über die weiterführenden Funktionen die Untergeordneten Kapitel angezeigt werden.


Hauptkapitel

Mit dem Feld "Untergeordnete sind Hauptkapitel" wird das Verhalten beim Klick auf ein Kapitel im Baum festgelegt. Ein Klick auf ein Hauptkapitel verhält sich wie ein Filter, es wird nur noch das gewählte Kapitel und seine Unterkapitel angezeigt. Dies ist die Standardeinstellung.

Ist ein Kapitel nicht als Hauptkapitel festgelegt, verhält sich der Klick auf das Kapitel so, dass der Fokus auf das Kapitel springt und es zuoberst angezeigt wird, ohne dass dabei die anderen Kapitel ausgeblendet werden.


HR ist Hauptkapitel, so wird der Rest der Dokumentation ausgeblendet, Personal ist kein Hauptkapitel, beim Klick springt der Fokus auf das Kapitel.


Kategorien

Kategorien dienen zur Einschränkung der Dokumentation auf bestimmte Themen. Jedes Kapitel kann mehreren Kategorien angehören. Die Kategorien gelten auch für untergeordnete Kapitel. Die Kategorien können hierarchisch angelegt werden.

  • Name

  • Aktiv

  • Oberkategorie; Auswahl für übergeordnete Kategorie

  • Nummernfolge; wird automatisch vergeben


Kundenspezifische Dokumentation

Kategorien können auch auf Adressen hinterlegt werden. Somit ergibt sich eine Verknüpfung von Kapiteln und Kunden was eine kundenspezifische Dokumentation ermöglicht. Der Kunde braucht ein Portal-Login (externer Benutzer). Wenn sich der Kunde auf seinem Portal anmeldet, wird die Dokumentation eingeschränkt dargestellt, z.B. nur die Themenbereiche die ihn betreffen.


Suche

Die Suche in der Dokumentation auf der Webseite beitet verschiedene Möglichkeiten:

  • Suche nach Text in den Kapiteln

  • Erweiterte Suche nach neuen Kapiteln über "Erstellt seit"

  • Erweiterte Suche nach neuen und geänderten Kapiteln über "Geändert seit"

  • Einschränkung nach Kategorien


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Anwendung der Kasse
Belegkopie

Mit dem Button Belegkopie wird der zuletzt gedruckte Beleg nochmals gedruckt. (benötigt Modul pos_reprint)

Belegverwaltung

In der POS Konfiguration kann die Belegverwaltung aktiviert werden und bringt folgende Einstellungen:

  • Belege nochmals drucken

  • Belege stornieren

  • Belege duplizieren

  • Max. Belege anzeigen; diese Anzahl Belege wird beim starten der POS Sitzung geladen, weitere Belege können über die Suche aufgerufen werden

Über das Einkaufswagen-Symbol können die letzten Belege angezeigt werden. Im Suchfeld kann nach der Belegnummer, Referenz, Kunde oder Beschreibung gesucht werden. Die Belege werden nach Datum absteigend angezeigt.

Steuer

Zum wechseln der MWST, z.B. bei TakeAway.

Bezeichnung für Beleg

Muss in der POS-Konfiguration aktiviert werden.

Gerade wenn mehrere Belege offen gehalten werden, kann es sinnvoll sein diese individuell zu benennen, mit einem Kundennamen, einem Stichwort oder einer Nummer. Über das Symbol T kann eine Bezeichnung hinterlegt werden.

Nur sichtbar wenn Restaurant / Restaurant mit Tischverwaltung aktiv
Notiz

Mit Notiz kann auf der aktuellen Position ein Hinweis hinterlegt werden. Dieser Hinweis wird nicht auf den Kassenbeleg gedruckt.

Tischwechsel

Wird dieser Button angewählt erscheint der Tischplan und der neue Tisch, auf welchen der Beleg geändert werden soll kann angewält werden.

Gäste

Zum Festlegen der Anzahl Gäste auf diesem Beleg.

Drucken

Hiermit kann der Beleg provisorisch gedruckt werden.

Aufteilen

Ermöglicht das Aufteilen eines Kassenbeleges auf mehrere Belege.

Mehrere Belege pro Tisch

Um mehrere Belege pro Tisch zu führen, wird auf dem Tischplan zuerst der gewünschte Tisch angewählt. Auf der Produktemaske wird oben das + Symbol gewählt um einen weiteren Beleg für diesen Tisch zu eröffnen.


Offline

Sobald eine POS-Sitzung gestartet ist, kann sie auch offline betrieben werden. Sobald die Verbindung wieder besteht, werden die Daten übermittelt. Die ganze Offline-Funktion ist ausfallsicher, auch z.B. wenn eine Endgerät neu gestartet wird. Wichtig ist dabei, dass die Sitzung wieder aufgebaut wird und die Aufträge übermittelt werden. Getestete Ausfälle:

  • Browser wird geschlossen

  • Gerät wird neu gestartet

  • Sitzung wird in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät geschlossen

In allen Fällen ist es zwingend notwendig sich wieder in Flectra anzumelden, die POS-Sitzung nochmals zu starten und online zu gehen. Falls die Sitzung in der Zwischenzeit von einem anderen Endgerät bereits geschlossen wurde, wird automatisch eine neue Sitzung mit dem Zusatz (Rescue für POS "Datum/Sitzungsnummer") erstellt. Diese muss über POS - Sitzungen angewählt und abgeschlossen werden.


POS anlegen

Über Pont of Sale - Konfiguration - Point of Sale wird ein neuer POS angelegt. Für eine POS-Konfiguration kann nur einmal am gleichen Endgerät eine Sitzung gestartet werden, an einem anderen Gerät kann mit dem gleichen Benutzer die Sitzung nochmals gestartet werden, Aufträge werden aber nicht zwischen den Geräten synchronisiert.. In einem Restaurant kann es auch sinnvoll sein für jeden Mitarbeiter ein eigener POS anzulegen, dazu können diese dupliziert werden. Für einen gemischten Betrieb mit mehrere Endgeräten benötigt es Anpassungen / Erweiterungen. Viele Einstellungen sind selbsterklärend, nachfolgend einige Hinweise:

  • Set Start Category; zum trennen von unterschiedlichen Anwendungen (z.B. Laden und Bar). Es kann auch eine übergeordnete Kategorie gewält werden

  • Virtuelle Tastatur; auf mobilen Endgeräten nicht notwendig, da diese sowieso über eine Virtuelle Tastatur verfügen. Kommt wohl nur noch bei älteren Windows/Mac zum Einsatz. Windows 10 kennt auch einen Tabletmodus

  • Belege als Lookup anzeigen; für verbesserte Darstellung auf Tablet werden die Kassenbelege in einem Dropdown statt als Tabs angezeigt

  • Beschreibung für Belege anzeigen; zur Vergabe von einer individuellen Tischnummer oder Namen

  • Kassenprüfung; Anfangs- und Endbestand der Kasse muss gezählt und erfasst werden

  • Fiscal Position per Order; z.B. bei Takeaway eine abweichende Steuerzuordnung hinterlegen (siehe Takaway)

  • Steuerzuordnung; hier kann für diesen POS eine abweichende Steuerzuordnung als Standard definiert werden, z.B. Takaway-Stand eines Restaurants.

  • Kassenprüfung; hiermit muss der Kassenbestand am Anfang und Ende genau aufgenommen und eingetragen werden, Differenzen müssen gebucht werden

  • Prefill Cash Payment; so wird der Rechnungsbetrag automatisch in das Feld "Gegeben" eingetragen

  • Belege drucken; ermöglicht den Bon zu drucken bevor eine Zahlung erfasst wird

  • Abrechnung; ermöglicht ab dem Bon eine Rechnung zu drucken

Um für eine Bar/Restaurant einen Tischplan zu erstellen müssen zuerst die Floors erstellt werden. Der Tischplan wird anschliessend am einfachsten in einer geöffneten Sitzung erstellt.


Rundung

Aus verschiedenen Gründen kann das Total des Beleges einen Rappenbetrag ausweisen. Die Rundung muss in der POS Konfiguration aktiviert werden. Um die Rundung abzurechnen wird ein Artikel benötigt, welcher automatisch mit der Bezeichnung Rundungsdifferenzen angelegt wird. Auf diesem Artikel muss die MWST entfernt werden.

Einstellungen auf der POS Konfiguration:

  • Bargeldrundung; zum aktivieren

  • Automatisch runden; alle Belege werden beim Zahlen automatisch gerundet

  • Rundungsgenauigkeit; voreingestellt auf 0.05

  • Rundungsverfahren; Auf, Ab oder Auf- oder Abrunden

  • Produkt für Rundung; wird automatisch gesetzt

Die automatische Rundung auch erst auf Ebene der Zahlungsmethode gesteuert werden oder ganz weggelassen werden. So können z.B. Barzahlungen gerundet werden, Zahlungen mit Karte aber auf den Rappenbetrag belassen werden.

Auf der Zahlungsmaske im POS kann die Rundung jederzeit noch gesetzt oder wieder entfernt werden, dazu gibt es einen Button unterhalb der Zahlungsmethoden.


Zahlungsmethoden

Auf jeder POS Konfiguration (siehe POS anlegen) können verschiedene Zahlungsmethoden hinterlegt werden. Diese Zahlungsmethoden entsprechen den Journalen aus der Abrechnung. Nur Journale vom Typ "Kasse/Bank" oder "Bank" können für den POS verwendet werden. Die Journale befinden sich unter Abrechnung - Konfiguration - Finanzen.

Einstellungen auf dem Journal:

  • In POS verwenden; zum aktivieren für die Verfügbarkeit im POS, schaltet Register Point of Sale frei

  • Bezeichnung für Kunden; wird auf dem Beleg angedruckt

  • Genehmigter Differenzbetrag; steht im Zusammenhang mit der aktivierten Kassenprüfung auf der POS Konfiguration, dieser Maximalbetrag kann ausgebucht werden ohne Manager-Berechtigung

  • Automatisch Runden; für diesen Zahlungsweg immer automatisch runden, bedingt dass die Rundung auf der POS Konfiguration aktiviert ist

Die Reihenfolge der Zahlungsmethoden auf der POS Zahlungsmaske kann nur für alle POS Konfigurationen gemeinsam hinterlegt werden. Hierzu können die Journale einfach mit dem Doppelpfeil in die richtige Reihenfolge gebracht werden. Falls die Reihenfolge bei den Journalen stimmt, aber bei der Zahlungsmaske nicht, dann verschieben Sie eine Journal an eine andere Position und wieder zurück, dann aktualisiert es die Reihenfolge.


Abschluss

Wir empfehlen die Sitzungen täglich abzuschliessen. Dazu wird auf dem Point of Sale Dashboard die gewünschte Sitzung über den Button "Schliessen" und anschliessend über "Abschluss überprüfen & verbuchen" abgeschlossen.

Abrechnungsjournale können ab verschiedenen Orten gedruckt werden:

  • Direkt aus der POS-Sitzung rechts über das Druckersymbol um eine Abrechnung der laufenden Sitzung zu erhalten

  • Direkt aus der POS-Sitzung links vom Benutzer um eine Abrechnung der laufenden Sitzung für diesen Benutzer zu erhalten

  • Vom Dashboard über die drei Punkte und dann auf Abrechnungsjournal

  • Über Point of Sale - Sitzungen, wobei eine oder mehrere Sitzungen angewählt und gedruckt werden können

  • Über Point of Sale - Berichtwesen - Abrechnungsjournal; hier gibt es die meisten Selektionsmöglichkeiten, es kann für einzelne Benutzer, über einen bestimmten Zeitraum und nach POS-Konfigurationen eingeschränkt werden.


Berechtigung

Auf dem Benutzer gibt es für Projekte folgende Berechtigungen:

  • ohne; hat im Backend keinen Zugriff auf Projekte und Aufgaben. Im Portal sieht er Projekte und Aufgaben in welchen er im Team ist

  • Projektmitarbeiter; sieht im Backend und im Portal Projekte und Aufgaben und kann nur Aufgaben bearbeiten, wenn er im Team oder zugewiesen ist.

  • Projektleiter; sieht im Backend und im Portal Projekte und Aufgaben und kann diese bearbeiten, wenn er im Team oder zugewiesen ist.

  • Projektmanager; sieht im Backend alle Projekte und Aufgaben und kann diese Bearbeiten, sieht im Portal Projekte und Aufgaben wenn er im Team oder zugewiesen ist. Der Projektmanager kann Stufen bearbeiten.


Stufen

Über Projekte - Konfiguration - Stufen werden die möglichen Stufen definiert:
Berechtigung: Projekt - Projektmanager und Entwicklermodus aktiviert

  • Bezeichnung

  • In Kanban eingeklappt; ja = Stufe wird standardmässig eingeklappt dargestellt, Aufgaben in dieser Stufe sind im Portal nicht sichtbar

  • Standard für Projekte; ja = beim Erstellen eines Projektes wird diese Stufe automatisch zugewiesen

  • Projekte; hier kann die Stufe den Projekten zugeteilt werden. Die Stufen können aber auch direkt hinterlegt werden, wenn ein neues Projekt angelegt wird.

  • Nummernfolge; zum festlegen der Reihenfolge der Stufen

  • Stufenbeschreibung grau, rot, grün; frei definierbar

Innerhalb der Spalten werden die Aufgaben nach Frist, Priorität, Projekt-Name, Aufgaben-Name sortiert.


Projekt erstellen

Über Projekte - Anlegen wird ein neues Projekt erstellt:
Berechtigung: Projekt - Projektleiter oder Projektmanager

  • Projektbezeichnung

  • Projekt-E-Mail; optional, wenn eine Mailadresse definiert ist, werden Mails an diese Adresse direkt als Aufgabe zum Projekt erstellt

  • Erlaube Zeiterfassung; ja = Zeiten können auf eine Aufgabe erfasst und abgerechnet werden

-> " Erstellen & Bearbeiten" wählen

  • Stufen; die gewünschten Stufen können hier direkt zugewiesen und erstellt werden

  • Frist in Tagen Prioritäten; wenn die entsprechende Priorität auf einer Aufgabe gesetzt wird, berechnet sich die Frist aus dem Tagesdatum plus die Frist; bei 0 Tagen wird keine Frist berechnet

Im Register Team können die Team-Mitglieder definiert werden, es stehen interne und externe Benutzer sowie Kanäle (aus Diskussion) zur Verfügung. Zu jedem Mitglied kann definiert werden bei welchen Ereignissen er benachrichtigt werden soll. Team-Mitglieder werden automatisch auf bestehende und neue Aufgaben und Teilaufgaben übernommen.


Aufgaben & Teilaufgaben

Über Projekte wird das gewünschte Projekt angewält und mit "Anlegen" eine neue Aufgabe erstellt.
Titel eingeben und auf Bearbeiten. Felder aus Gnehm-Informatik-Erweiterungen:

  • Benötigte Aufgaben / Abhängige Aufgaben; zum Verknüpfen von Aufgaben, auch auf andere Projekte

Das Team wird automatisch vom Projekt übernommen, die Team-Mitglieder und Einstellungen können auf der Aufgabe geändert werden. Änderungen bei Team-Mitglieder werden automatisch auf bestehende und neue Teilaufgaben übernommen.

Oben rechts können nun über "Teilaufgaben" untergeordnete Aufgaben erstellt oder aufgerufen werden.

Über Projekte - Aufgaben werden die eigenen Aufgaben in der Stufen-Ansicht gezeigt:

  • 1. Zeile: Titel der Aufgabe oder der Teilaufgabe

  • 2. Zeile: Bei einer Teilaufgabe der Name der Aufgabe, bei einer Aufgabe der Name des Projektes

  • 3. Zeile: Bei einer Teilaufgabe der Name des Projektes

Um eine Aufgabe sich selber oder einer anderen Person zuzuweisen, kann man in der Kanban-Ansicht auf das Icon des Benutzers klicken und dort "Mir zuweisen" oder den gewünschten Benutzer wählen, es werden max. 10 Benutzer aus dem Team angezeigt. Wenn man bereits auf der Aufgabe steht ist oben ein "Mir zuweisen"-Button, so kann man sich die Aufgabe zuweisen, ohne auf "Bearbeiten" zu gehen.


Stichwörter

Über Projekte - Konfiguration können Stichwörter mit Hierarchie erfasst werden.
Berechtigung: Benutzer Projekt - Projektmanager

  • Name, muss innerhalb eines übergeordneten Stichwortes eindeutig sein

  • aktiv

  • Ist Teil von; übergeordnete Stufe


Suche

Durch die direkte Texteingabe im Suchdialog kann in folgenden Feldern gesucht werden:

  • Schlüssel; nur sichtbar wenn mit GitLab verbunden

  • Aufgabe; Titel der Aufgabe

  • Hauptaufgabe; Titel der Hauptaufgabe, zeigt danach alle Teilaufgaben an

  • Stichwörter

  • Kunde

  • Projekt

  • Zugewiesen an

  • Stufe

Zudem kann über einen Filter z.B. nach Stichwörtern "enthält" oder "ist gleich" gesucht werden, werden mehrere Bedingungen gleichezeitig gesetzt sind diese mit "oder" verbunden, werden die Filter einzeln gesetzt sind sie mit "und" verbunden.


Priorität

Eine neue Aufgabe erhält standardmässig keine Priorität. Auf der Kanban-Ansicht wird die Priorität mit drei Sternen angezeigt und kann mit einem Click gesetzt oder entfernt werden. Alle Sterne weiss = keine Priorität.


Portal

Im Portal auf der Webseite können eingeloggte, interne und externe Benutzer alle Projekte, Aufgaben und Teilaufgaben sehen sofern sie als Team-Mitglied definiert sind oder ihnen eine Aufgabe zugewiesen ist. Im Portal können auf Projeketen und Aufgaben Nachrichten erfasst werden und der Status der Aufgabe kann geändert werden. Interne Benutzer können zudem steuern ob eine Nachricht veröffentlicht ist oder nicht.


Zeiterfassung

Auf Aufgaben und Teilaufgaben können Zeiten erfasst werden. Dies kann zur Kontrolle von geleisteten Stunden und zur Verrechnung verwendet werden. Ebenfalls kann ein Vergleich zwischen geschätzten und geleisteten Stunden gemacht werden.

Einstellungen

Unter Einstellungen - Allgemeine Einstellungen - Zeiterfassung finden Sie folgende Punkte:

  • Zeitabrechnung; Mit der Aktivierung der Zeitabrechnung wird das benötigte Modul installiert

  • Anzahl Faktoren; maximal 5, bieten die Möglichkeit die geleistete Dauer höher oder tiefer zu verrechnen, z.B. Nachtzuschlag mit Faktor 150 = 50% mehr, oder 0 = keine Verrechnung

  • Verrechenbar anzeigen; nur in Kombination mit Anzahl Faktoren, so wird nebst der Dauer und den Faktoren auch die verrechenbare Zeit angezeigt

  • Betrag anzeigen; bietet die Möglichkeit den Betrag/h welcher vom Angebot vorgeschlagen wird zu überschreiben

Verrechnung

Die Verrechnung von zeitbasierten Dienstleistungen erfolgt über ein Angebot mit einm Dienstleistungs-Produkt. Dazu wird auf dem Produkt im Register Abrechnung unter "Rechnung basiert auf" "Zeiterfassung auf Aufgaben" eingestellt. Unter Nachverfolgung wird definiert was nach dem Bestätigen des Angebotes automatisch erstellt werden soll.

Solche Projekte, Aufgaben oder Teilaufgaben weisen eine Auftragsposition aus. Nur wenn die Aufgabe auf welcher die Zeit erfasst wird über eine Auftragsposition verfügt, wird die erfasste Zeit auch verrechnet. Die Auftragsposition kann jederzeit hinzugefügt oder entfernt werden.

Felder auf Aufgabe:
  • Geplante Stunden

  • Aktueller Aufwand; nur sichtbar wenn "Geplante Stunden" erfasst sind

  • Datum

  • Mitarbeiter

  • Beschreibung

  • Dauer; Beispiel 30 Minuten kann als 0.5 oder 0:30 erfasst werden, angezeigt werden immer Stunden : Minuten

Die Totalisierung unten passt sich den vorhandenen Daten an. Wenn auf Aufgabe und Teilaufgabe Stunden geplant und geleistet wurden und geplante Stunden überschritten wurden, dann wird auf der Aufgabe folgende Totalisierung angezeigt.


Apps

Mit der Installation des Modules Kundenreferenz (website_customer) wird auch gleich das Modul Website Partner, Website Google Map und CRM installiert.


Kontakt als Partner

Partner können mit dem CRM verknüpft werden womit Interessenten direkt an den richtigen Partner vermittelt werden können. Dieses Zusammenspiel wird hier nicht dokumentiert. Es wird lediglich aufgezeigt wie Partner auf der Webseite dargestellt und kategorisiert werden können.

Für die Darstellung der Partner auf der Webseite stehen auf einem Kontakt folgende Felder zur Verfügung:

  • Webseiten; muss immer ausgefüllt werden, übernimmt Sichtbarkeit, falls mehrere Webseiten geführt werden.

Im Register Verkauf & Einkauf

  • Implementiert durch; muss immer ausgefüllt werden.

Im Register Partner-Zuordnung

  • Ebene; Konfiguration unter Kundenverwaltung - Konfiguration - Reseller - Partner-Level, zur Unterteilung der Partnerschaft

  • restliche Felder sind in diesem Zusammenhang nicht relevant


Kontakt als Referenz

Für die Darstellung der Referenzen auf der Webseite stehen auf einem Kontakt folgende Felder zur Verfügung:

  • Webseiten; muss immer ausgefüllt werden, übernimmt Sichtbarkeit, falls mehrere Webseiten geführt werden

Im Register Verkauf & Einkauf

  • Implementiert durch; muss immer ausgefüllt werden

  • Webseite Tags; zum Einteilen der Kunden, z.B. bezogene Leistungen

  • Tätigkeitsbereich; Branche, kann über Kontakte - Konfiguration - Tätigkeitsbereich ergänzt/geändert werden

  • Veröffentlicht; über Button erweiterte Funktion oben, führt auf Webseiten-Ansicht wo oben der Published-Button erscheint.


Konditionen
Guthabenverwaltung

Mit dem Modul "Abrechnung mit Bonus" wird eine Guthabenverwaltung aktiviert. Guthaben kann auf POS Verkäufen und Rechnungen gesammelt werden und basiert auf einem Prozentsatz des Einkaufs.Das Guthaben wird erst beim Zahlungseingang gutgeschrieben. Eingelöst werden kann das Guthaben auf POS oder normalen Verkäufen.

Einstellungen auf Produkt:
  • Ein Produkt muss erfasst werden und im Register Abrechnung als Guthabenartikel markiert werden

  • Wird darunter ein Prozentsatz hinterlegt, kann dieses Produkt zum Guthaben sammeln verwendet werden; ohne Prozentsatz dient das Produkt zum Verwalten von manuell hinterlegten Guthaben.

  • Wird auf dem Produkt keine MWST hinterlegt, so wird beim einlösen die MWST der verkauften Produkte des Auftrages prozentual berücksichtigt und für die Rückforderung aufgeteilt. Wird ein Satz hinterlegt so wird das Guthaben immer mit diesem Satz abgerechnet.

Einstellungen POS Konfiguration
  • Auf jeder POS Konfiguration wo Guthaben gesammelt werden kann, muss das entsprechende Produkt unter "Guthaben sammeln Produkte" eingetragen werden

  • POS Verkäufe welche auf einen Kunden erfasst werden zählen automatisch für dieses Guthaben und es wird auf die Adresse geschrieben

  • Damit Guthaben am POS eingelöst werden kann, muss das Produkt in der POS Konfiguration unter "Guthaben einlösen Produkte" eingetragen werden

Einstellungen Verkauf und Abrechnung
  • Guthaben kann auch auf Rechnungen gesammelt werden, dazu müssen die entsprechenden Produkte unter Einstellungen - Abrechnung - Guthaben sammeln Produkte eingetragen werden

  • Damit Guthaben im Verkauf und Abrechnung eingelöst werden kann müssen die entsprechenden Produkte unter Einstellungen - Verkauf - Guthaben einlösen Produkte und Einstellungen - Abrechnung Guthaben einlösen Produkte hinterlegt werden

Guthaben auf Adresse

Die Guthaben sind auf der Adresse im Register Abrechnung hinterlegt. Guthaben aus "Guthaben sammeln" werden automatisch auf die Adresse geschrieben. Jedes Guthaben kann auch manuell erfasst und geändert werden. Somit kann auch ein gesammeltes Guthaben von einer Adresse auf eine andere übertragen werden.

Guthaben einlösen im Verkauf

Auf einem Angebot oder einem Auftrag kann das Flag "Mit Bonus" gesetzt werden, auf einer Rechnung ist es automatisch aktiviert. Danach muss ausgewählt werden welches Guthaben angerechnet werden soll. Dieses Guthaben wird als Artikel auf dem Beleg geführt. Der Betrag kann auf Wunsch geändert werden.

Guthaben einlösen am POS

Um am POS ein Guthaben einzulösen, muss der Kunde auf dem Beleg hinterlegt werden. Das Guthaben kann dann über einen Button auf der Zahlungsmaske ausgewählt werden. In diesem Fall wird automatisch der ganze Rechnungsbetrag mit dem Guthaben ausgeglichen, falls es genügend hoch ist.