Dokumentation

Suche:


Kapitel:

Adressen

Adresse erfassen

Über Adressen können neue Adressen erfasst werden.

  • Einzelperson oder Unternehmen, steuert Sichtbarkeit einiger Felder

  • Vorname, Nachname oder Name

  • Unternehmen; nur bei Typ Einzelperson sichtbar, zur Verknüpfung einer Adresse mit einem Unternehmen

  • Adresszeile 1 und 2; kann individuell verwendet werden und muss nicht auf allen Adressen gleich gehandhabt werden. Beispiele: Zeile 1 zu Handen, Zeile 2 Strasse oder Zeile 1 Strasse, Zeile 2 Postfach

  • "PLZ, Ort, Kanton"; kann verwendet werden, wenn das PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist. Die Suche geht nach PLZ, Ort und Kanton. Wenn z.B. nach Luzern (Stadt) gesucht wird, komme alle Orte des Kantons alphabetisch, dann empfielt sich über "Weitere suchen..." zu gehen. Auf dem Land kann zudem angegeben werden, ob Region, Kanton und Land auf der Adresse angezeigt werden soll oder nicht

  • PLZ und Ort, und Kanton; Textfelder, zu verwenden, wenn kein PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist

  • Briefanrede; wird eine Anrede hinterlegt, wird die Briefanrede automatisch zusammengesetzt (siehe Anreden), kann aber manuell geändert werden.

  • Geburtsdatum; benötigt Gnehm Informatik Modul "Geburtstage" (siehe Unterkapitel)
Kontakte & Adressen

Rechnungs- und Lieferadressen

Auf Adressen vom Typ Einzelperson oder Unternehmen können auch Rechnungs- und Lieferadressen erfasst werden. Dabei handelt es sich um externe Adressen, nicht um Abteilungen oder Kontaktpersonen einer Firma. (siehe unten) Benötigt Gnehm Informatik Modul "Kontakte verknüpfen"

Beispiele:

  • Einzelperson ist Kursteilnehmer, Rechnung geht an Arbeitgeber

  • Unternehmen ist Filiale, Rechnung geht an Zentrale (Coop Filiale Schüpfheim, Rechnung an Coop Zentralschweiz)

  • Einzelperson macht ein Fest, Lieferadresse ist Festhütte im Wald

Kontakte

Adressen vom Typ Einzelperson können mit einem oder mehreren Kontakten von Firmen verküpft werden. Die verknüpften Kontakte werden auf der Einzeladresse im Register "Kontakte & Adressen" angezeigt.

Auf Adressen vom Typ Unternehmen können Kontakte hinterlegt werden. Ein Kontakt kann als Typ "Kontakt" oder "Abteilung" definiert werden, dies steuert die Sichtbarkeit von Vorname und Nachname.

Kontakt-Arten:

  • Kontakt; Anschrift ist identisch mit Unternehmen, kann mit einer Adresse des Typ "Einzelperson" verknüpft werden

  • Rechnungs- oder Lieferkontakt; wird als Rechnungs- respektive Lieferkontakt verwendet und bei der Auftragserfassung beachtet, sofern auf dem Unternehmen keine Rechnungs- respektive Lieferadresse vorhanden ist (Modul "Kontakte verknüpfen"). Auf Rechnungs- und Lieferkontakten kann die Anschrift abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet.

  • Anderer Kontakt, Privater Kontakt; die Anschrift kann abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet
Verkauf & Einkauf

  • Ist Kunde / Ist Lieferant; eine Adresse kann gleichzeitig beides sein

  • Verkäufer; Vertreter, Aussendienstmitarbeiter

  • Mailing Opt-Out; verhindert Massenmailversand auf diese Adresse
Geburtstage

Die Filterung nach Geburtsdatum bietet verschiedene Funktionen:

  • Filter nach Geburtsdatum / Alter mit "ist gleich"; "ist grösser oder gleich" und "ist kleiner oder gleich"

  • Filter nach "Geburtstag (Tag)", "Geburtstag (Woche)" und "Geburtstag (Monat)" um unabhängig vom Alter nach Kontakten mit Geburtstag zu filtern

  • Fixer Filter "Geburtstage in den nächsten Tagen"; die Definition der Anzahl Tage zurück oder voraus erfolgt unter Einstellungen - Allgemeine Einstellungen - Kontakt Geburtstag Filter
Anreden

Unter Kontakte - Konfiguration - Anreden können die Anreden definiert werden.

  • Anrede; Bezeichnung

  • Abkürzung

  • Briefanrede; für die automatische Anzeige / Zusammensetzung der Briefanrede auf einem Kontakt. Felder der Adresse werden in geschweifte Klammern gesetzt z.B. "Sehr geehrter Herr {lastname}"
Allgemein

In der Kanban-Ansicht ist die Mailadresse direkt anwählbar um ein Mail zu verfassen oder die Mailadresse zu kopieren. Die Telefonnummer kann in der Mobilansicht direkt für einen Anruf angewählt werden. In der Desktopansicht kann mit einer Erweiterung eine Verknüpfung zu einer beliebigen Telefonanlage hinterlegt werden, damit Anrufe ebenfalls mit einem Click gemacht werden können.
Kontakte synchronisieren
Nextcloud Kontakte

Unter Einstellungen - Nextcloud kann die Einstellung erstellt oder angepasst werden:

  • Name; Bezeichnung des Nextcloud-Kontos

  • Hostname; Link zu Nextcloud

  • Login; Nextcloud Benutzername

  • Passwort: Nextcloud Passwort

  • URL-Pfad; wird über Nextcloud - Kontakte - Einstellungen - "..." Link kopieren übernommen ab /remote.php

  • Herunterladen; zum festlegen welche Kontakte heruntergeladen werden sollen

  • Hochladen; zum festlegen wie mit neuen Adressen und Änderungen umgegangen werden soll

  • Löschen in Nextcloud; zum festlegen was mit Flectra Adressen passiert, wenn in Nextcloud ein Kontakt gelöscht wird

  • Löschen in Flectra; zum festlegen was mit Nextcloud Kontakten passiert, wenn in Flectra eine Adresse gelöscht wird

  • Aktiv

  • Sync-Gruppe; zum festlegen falls nur bestimmte Kontakte aus Nextcloud in Flectra übernommen werden sollen (siehe unten)

  • Private Gruppe; wenn Nextcloud Kontakte in dieser Gruppe sind, werden sie nicht in Flectra übernommen (siehe unten)

  • Postfach-Namen; nach Bedarf ergänzen

  • Letzter Download

Kontakt in Nextcloud

Beim Erfassen eines Kontaktes in Nextcloud muss wenn immer möglich ein Label (Privat, Geschäftlich, Mobil) gesetzt werden. Diese werden in Flectra beachtet. Wenn ein Unternehmen erfasst wird und dazu eine Kontaktperson, wird die Kontaktperson in Flectra dem Unternehmen zugewiesen wenn das Feld Unternehmen auf der Kontaktperson identisch ist mit dem Name des Unternehmens. Weist die Kontaktperson Angaben mit dem Label Privat aus, wird nebst dem Kontakt auch eine Privatadresse erstellt und die Angaben entsprechend aufgeteilt. Die zusätlich erstellte Adresse in Flectra wird automatisch in den Nextcloud Kontakten aufgenommen.

Neue Kontakte und Änderungen in Nextcloud werden periodisch übernommen. Die Aktualisierung kann auch manuell über Aktion - "Adressen synchronisieren" ausgelöst werden.

Gruppen

Wenn alle Kontakte aus Nextcloud zu Flectra übernommen werden sollen, bleibt der Eintrag Sync-Gruppe leer. Nextcloud Kontakte welche der Gruppe "Private" zugewiesen sind, werden dann davon ausgenommen. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird dem Nextcloud Kontakt die Gruppe "Private" zugewiesen.

Wenn nur bestimmte Kontakte aus Nextcloud in Flectra übernommen werden sollen, muss dort eine entsprechende Gruppe erstellt und auf den Kontakten hinterlegt werden. Diese Gruppe muss unter Sync-Gruppe eingetragen werden. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird auf dem Nextcloud Kontakt die Sync-Gruppe entfernt.

Weitere Gruppen aus Nextcloud können in Flectra mit den Sichtworten der Adresse verbunden werden. Zur Verbindung muss auf den Stichworten in Flectra die "Nextcloud Gruppe" hinterlegt werden. Diese Verbindung basiert auf dem Text, der Eintrag auf dem Stichwort muss also exakt der Bezeichnung in Nextcloud entsprechen.

Die Sync-Gruppe und die Private Gruppe sind davon ausgenommen, der Eintrag der "Nextcloud Gruppe" muss dort leer bleiben.


Google Kontakte

Unter Einstellungen - Google Kontakte kann die Einstellung erstellt oder angepasst werden:

  • Name; Bezeichnung des Google-Kontos

  • Herunterladen; zum festlegen welche Kontakte heruntergeladen werden sollen

  • Hochladen; zum festlegen wie mit neuen Adressen und Änderungen umgegangen werden soll

  • Löschen in Google; zum festlegen was mit Flectra Adressen passiert, wenn in Google ein Kontakt gelöscht wird

  • Löschen in Flectra; zum festlegen was mit Google Kontakten passiert, wenn in Flectra eine Adresse gelöscht wird

  • Aktiv

  • Vorhandene Gruppen; zeigt alle vorhandenen Gruppen und ID aus Google an (siehe unten)

  • Sync-Gruppe; zum festlegen falls nur bestimmte Kontakte aus Google in Flectra übernommen werden sollen (siehe unten)

  • Private Gruppe; wenn Google Kontakte in dieser Gruppe sind, werden sie nicht in Flectra übernommen (siehe unten)

  • Postfach-Namen; nach Bedarf ergänzen

  • Letzter Download

Kontakt in Google

Beim Erfassen eines Kontaktes in Google muss wenn immer möglich ein Label (Privat, Geschäftlich, Mobil) gesetzt werden. Diese werden in Flectra beachtet. Wenn ein Unternehmen erfasst wird und dazu eine Kontaktperson, wird die Kontaktperson in Flectra dem Unternehmen zugewiesen wenn das Feld Unternehmen auf der Kontaktperson identisch ist mit dem Name des Unternehmens. Weist die Kontaktperson Angaben mit dem Label Privat aus, wird nebst dem Kontakt auch eine Privatadresse erstellt und die Angaben entsprechend aufgeteilt. Die zusätlich erstellte Adresse in Flectra wird automatisch in den Google Kontakten aufgenommen.

Neue Kontakte und Änderungen in Google werden periodisch übernommen. Die Aktualisierung kann auch manuell über Aktion - "Adressen synchronisieren" ausgelöst werden.

Gruppen

Wenn alle Kontakte aus Google zu Flectra übernommen werden sollen, bleibt der Eintrag Sync-Gruppe leer. Google Kontakte welche der Gruppe "Private" zugewiesen sind, werden dann davon ausgenommen. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird dem Google Kontakt die Gruppe "Private" zugewiesen.

Wenn nur bestimmte Kontakte aus Google in Flectra übernommen werden sollen, muss dort eine entsprechende Gruppe erstellt und auf den Kontakten hinterlegt werden. Diese Gruppe muss unter Sync-Gruppe eingetragen werden. Wird in Flectra eine Adresse gelöscht und unter "Löschen in Flectra" "Aus der Sync-Gruppe entfernen bzw. zur privaten Gruppe hinzufügen" eingestellt ist, wird auf dem Google Kontakt die Sync-Gruppe entfernt.

Weitere Gruppen aus Google können in Flectra mit den Sichtworten der Adresse verbunden werden. Dazu muss zuerst die Gruppe in Google erstellt werden. In Flectra auf der Einstellung der Synchronisation wird danach oben über Aktion "Gruppen aktualisieren" gewählt. Der Code "contactGroups/...." wird nun auf dem entsprechenden Stichwort in Flectra unter "Google Gruppe" eingetragen. Die Sync-Gruppe und die Private Gruppe sind davon ausgenommen, der Eintrag der "Google Gruppe" muss dort leer bleiben.

Synchronisation zu Endgeräten

Falls nicht alle Google Kontakte auf weitere Geräte der Mitarbeiter (Smartphone, PC usw.) übertragen werden sollen, kann dies mit den Labels (Gruppen) geführt werden, welche bereits in Flectra vergeben werden können. Bei der Synchronisation zu den meisten Geräten und Mailprogrammen kann nur eine bestimmte Gruppe aus Google Kontakte übernommen werden.