Dokumentation

Adresse erfassen

Über Adressen können neue Adressen erfasst werden.

  • Einzelperson oder Unternehmen, steuert Sichtbarkeit einiger Felder

  • Vorname, Nachname oder Name

  • Unternehmen; nur bei Typ Einzelperson sichtbar, zur Verknüpfung einer Adresse mit einem Unternehmen

  • Adresszeile 1 und 2; kann individuell verwendet werden und muss nicht auf allen Adressen gleich gehandhabt werden. Beispiele: Zeile 1 zu Handen, Zeile 2 Strasse oder Zeile 1 Strasse, Zeile 2 Postfach

  • "PLZ, Ort, Kanton"; kann verwendet werden, wenn das PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist. Die Suche geht nach PLZ, Ort und Kanton. Wenn z.B. nach Luzern (Stadt) gesucht wird, komme alle Orte des Kantons alphabetisch, dann empfielt sich über "Weitere suchen..." zu gehen.

  • PLZ und Ort, und Kanton; Textfelder, zu verwenden, wenn kein PLZ-Verzeichnis hinterlegt ist

  • Briefanrede; wird eine Anrede hinterlegt, wird die Briefanrede automatisch zusammengesetzt (siehe Anreden), kann aber manuell geändert werden.

  • Geburtsdatum; benötigt Gnehm Informatik Modul "Geburtstage" (siehe Unterkapitel)


Kontakte & Adressen

Rechnungs- und Lieferadressen

Auf Adressen vom Typ Einzelperson oder Unternehmen können auch Rechnungs- und Lieferadressen erfasst werden. Dabei handelt es sich um externe Adressen, nicht um Abteilungen oder Kontaktpersonen einer Firma. (siehe unten) Benötigt Gnehm Informatik Modul "Kontakte verknüpfen"

Beispiele:

  • Einzelperson ist Kursteilnehmer, Rechnung geht an Arbeitgeber

  • Unternehmen ist Filiale, Rechnung geht an Zentrale (Coop Filiale Schüpfheim, Rechnung an Coop Zentralschweiz)

  • Einzelperson macht ein Fest, Lieferadresse ist Festhütte im Wald

Kontakte

Adressen vom Typ Einzelperson können mit einem oder mehreren Kontakten von Firmen verküpft werden. Die verknüpften Kontakte werden auf der Einzeladresse im Register "Kontakte & Adressen" angezeigt.

Auf Adressen vom Typ Unternehmen können Kontakte hinterlegt werden. Ein Kontakt kann als Typ "Kontakt" oder "Abteilung" definiert werden, dies steuert die Sichtbarkeit von Vorname und Nachname.

Kontakt-Arten:

  • Kontakt; Anschrift ist identisch mit Unternehmen, kann mit einer Adresse des Typ "Einzelperson" verknüpft werden

  • Rechnungs- oder Lieferkontakt; wird als Rechnungs- respektive Lieferkontakt verwendet und bei der Auftragserfassung beachtet, sofern auf dem Unternehmen keine Rechnungs- respektive Lieferadresse vorhanden ist (Modul "Kontakte verknüpfen"). Auf Rechnungs- und Lieferkontakten kann die Anschrift abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet.

  • Anderer Kontakt, Privater Kontakt; die Anschrift kann abweichend erfasst werden und wird bei den Aufträgen beachtet


Verkauf & Einkauf
  • Ist Kunde / Ist Lieferant; eine Adresse kann gleichzeitig beides sein

  • Verkäufer; Vertreter, Aussendienstmitarbeiter

  • Mailing Opt-Out; verhindert Massenmailversand auf diese Adresse


Geburtstage

Die Filterung nach Geburtsdatum bietet verschiedene Funktionen:

  • Filter nach Geburtsdatum / Alter mit "ist gleich"; "ist grösser oder gleich" und "ist kleiner oder gleich"

  • Filter nach "Geburtstag (Tag)", "Geburtstag (Woche)" und "Geburtstag (Monat)" um unabhängig vom Alter nach Kontakten mit Geburtstag zu filtern

  • Fixer Filter "Geburtstage in den nächsten Tagen"; die Definition der Anzahl Tage zurück oder voraus erfolgt unter Einstellungen - Allgemeine Einstellungen - Kontakt Geburtstag Filter


Anreden

Unter Kontakte - Konfiguration - Anreden können die Anreden definiert werden.

  • Anrede; Bezeichnung

  • Abkürzung

  • Briefanrede; für die automatische Anzeige / Zusammensetzung der Briefanrede auf einem Kontakt. Felder der Adresse werden in geschweifte Klammern gesetzt z.B. "Sehr geehrter Herr {lastname}"


Allgemein

In der Kanban-Ansicht werden die Kontakte welche zu einem Unternehmen gehören wie folgt dargestellt:

  • 1. Zeile: Name des Kontaktes ohne Unternehmen

  • 2. Zeile: Name des Unternehmens

Zur besseren Sichtbarkeit sind vor dem Kontakt und dem Unternehmen Icons vorhanden.